Microsoftは、「E-mail Prioritizer」と呼ばれる新ツールをMicrosoft Office Labsで発表した。このツールは、受信トレイ内にある電子メールの重要度を判断して分類するだけでなく、Exchangeサーバの電子メールで溢れかえる状況を回避したい場合に使える「一時停止機能」も備えている。
同ツールを利用するにはOutlookの最新版「Outlook 2007」が必要で、現時点ではPCでしか利用できない。同ツールをインストールすると、ツールバーに新たなメニュー項目が追加される。この機能を使用すると、一定時間、あるいは会議の予定に合わせて「Do Not Disturb（電子メールの受信禁止）」モードに切り替えられる。ユーザーが再び席に戻ったり、あるいはタイマーで設定した時間になると、同ツールは同期を開始して新着電子メールの受信する。
残念ながら、このツールはExchangeサーバにこうした機能オプションを付けるまでのクライアント側の応急措置にすぎない。たしかにサーバ管理者であればユーザーのアカウントを一時停止できるが、ユーザー自身はできない。このツールは、単にOutlookで電子メールを受信しないようにするだけなので、仮に携帯電話でプッシュメールを受信するように設定していれば、携帯電話はすべての電子メールを受信する。
「離席」モードをドロップダウンメニューから設定することができる。このメニューはまた、格付けされた電子メールをソートすることもできる。
しかし、このツールは格付け機能の方がはるかに興味深い。この機能は、受信トレイ内の電子メールを0〜3個の星の数で評価するというもの。例えば、自分だけに送られた電子メールや上司からの電子メールには3つの星が与えられ、逆に自分の電子メールアドレスがカーボンコピー（CC）に入っている電子メールや、自分のアドレスが多くの送信先の1つである電子メールの格付けは低くなる。
私の場合、受信トレイにはおよそ450通の電子メールが保存されていたが、およそ1分間で格付けが終了した。この機能を最大限に利用するには、Microsoftのシステムから自分が学んだり、逆にシステムに教え込むというプロセスを経なければならない。1、2週間かけて受信トレイ自体のスキルをアップさせれば、これは便利な機能なるかもしれない。
最初は上手く機能しないかもしれないが、ルールを調整することができる。
この記事は海外CNET Networks発のニュースを編集部が日本向けに編集したものです。海外CNET Networksの記事へ
