逆に相手の目的が明確であれば、自分の会社が有利に交渉できるよう事前に準備しなければなりません。プレゼンテーションの資料の準備など、落ち度がないよう細心の注意を払って対応しなければなりません。
いずれにせよ、少しでも早いタイミングで事前確認することが重要です。コミュニケーションの過程で相手がわかることもあるので、積極的にやりとりしましょう。
ポイント2： 会議の流れを明確にする
時間は限られていますので、きちんとAgendaを作成し、念のため事前に相手に確認しましょう。Agendaにプレゼンターの名前を入れておけば、「あ、資料用意してませんでした……」という準備の落ち度もなくなるので効率的です。
こちらで持っていきたい流れがあるなら、念を入れてAgendaを考えましょう。最初の挨拶からディナー、その後のバーまで、一連のストーリーで計画を組むことも時には必要です。頭の中で流れをイメージし、いろんなケースを考えましょう。そしてそれぞれの対応を考えるのです。準備を万全にすればするほど落ち着いて対応できるはずです。
ポイント3： 相手を知る
実は事前準備の中で最も重要なのは「相手を知ること」です。私の場合、最低限おさえようとする情報は、
- 経歴（社歴をチェックしておけば、意外な共通の知り合いがいる可能性も）
- 出身地（話をやわらかくするのに役立ちます）
- 趣味
- ビジネスに対する態度（積極性の度合いは、事前に確認すべき）
の4つです。
趣味の話題は、家族構成も関係してきます。小さな子供がいる場合は「ポケットモンスター」などをはじめとする日本のアニメーションが相手に大きく入り込むきっかけになることもあります。日本でしか手に入らないグッズもあるので、チェックしておきましょう。また、釣りが好きな人であれば、空いた時間に有名な釣具店に行きたいと言うかもしれません。事前に場所を確認して地図を用意しておくのもいいでしょう。
