「説得力ある提案書」を書くためのルール10選

文:Geoffrey James(Special to BNET) 翻訳校正:村上雅章・野崎裕子 2009年07月14日 08時00分

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 大きな契約を締結するにはたいていの場合、提案書を書く必要があるはずだ。筆者は以前に、営業チームに対する提案書作成支援という分野における世界的な第一人者とされているTom Sant氏と話す機会があった。そこで本記事では、同氏による「説得力ある提案書」を書くためのルールを10個紹介する。

  • ルール#1:何かを売り込むための文書として提案書を書く。提案書を情報の羅列だけで終わらせてはいけない。そうではなく、問題/機会を定義し、実現可能な解決策/計画を提示するのである。
  • ルール#2:顧客にあなたのことを知ってもらう。意志決定に携わる人が、あなたのことを信用できる業者だと判断しない限り、あなたの提案書はそのまま円筒型のファイルキャビネットに収納されることになるだろう(早い話がゴミ箱行きになるということだ)。
  • ルール#3:意志決定に携わる人が最初に目にする要点(サマリ)をまとめる際には、あなたが売り込んでいるものを購入すべき理由に力点を置くようにする。提案書に記述した内容を単にまとめるということは避けるべきである。そうではなく、基本的な特長と、顧客が購入すべき理由をまとめ上げるのである。
  • ルール#4:サマリは短くまとめる。経験的には、50ページ未満の提案書であればサマリは1ページ以内にまとめるのが良いだろう。それ以上のページ数の場合には本文25ページ当たり1/2ページを目安にしてページ数を増やしても構わない。
  • ルール#5:あらゆる人の購入意欲を刺激する。提案書では、さまざまな意志決定者が持つ懸念に取り組んでおく必要がある。例を挙げると、エンジニアの場合はテクノロジ、経理担当者の場合は投資収益率(ROI)といったものが具体的な懸念となるはずだ。
  • ルール#6:製品ではなく、顧客に焦点を当てる。あなたの会社の沿革や製品に興味を持つ人など誰もいない。提案書は、顧客が抱える問題をどのようにして解決できるのかについて記述すべきなのである。
  • ルール#7:他の提案書から流用している部分は入念にチェックする。過去に作成した提案書の内容をコピー&ペーストする場合、以前の顧客(おそらくは現在の顧客の競合企業)に言及している箇所があるかもしれない。こういったものを見落とした場合、手痛いミスとなる。
  • ルール#8:顧客の指示に従う。例えば、顧客から書式を指示されたのであれば(たとえそれが奇妙なものや、不格好なものであったとしても)、それに従うべきである。従わない場合、顧客はあなたが簡単な指示にも従えない人物だと判断するだろう。
  • ルール#9:サマリではコストについて言及しない。顧客に支払ってもらいたいコストではなく、生産性の向上や、運転コストの削減といったことに重点を置くべきである。
  • ルール#10:無意味な業界用語は使用しない。意味のない業界用語は、提案書の価値を下げることになるのだ。そういった用語は削除すべきである。徹底的にだ。

この記事は海外CBS Interactive発の記事をシーネットネットワークスジャパン編集部が日本向けに編集したものです。 原文へ

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