Shangri-La Hotels ＆ Resortsは、紙と電子をシームレスに融合できるという文書管理ソフト「DocuWorks」を活用した客室予約ソリューションを導入、用紙の削減と同時に予約業務の業務効率を約8割改善した。DocuWorksを提供する富士ゼロックスが12月24日に発表した。富士ゼロックスの中国販売会社であるFuji Xerox (China) が手掛けた。
Shangri-La Hotels ＆ Resortsの客室予約部では、グループ全体で掲げる環境保護目標に沿って、用紙使用量削減を主な環境保護目標としており、従来は手作業だった予約業務の効率を改善することも求められていた。
客室予約部には、さまざまな書式の予約申込書がウェブやメール、ファクスを通じて送られてくる。今回構築されたシステムは、予約申込書の全てを電子化し、DocuWorksで一元管理している。
フロントや経理部といった関連部署は、DocuWorks上の必要な情報を検索し、顧客への個別要求の確認などといった処理を行う。確認処理が完了した予約書は時系列に電子ファイリングされるとともに、印刷せずダイレクトファクス機能を通じて顧客へと送信されるようになっており、用紙を削減するとともにワークフロー全体を効率化できたという。
最初に同システムを導入したPudong Shangri-La, ShanghaiでFuji Xerox (China) が調べたところ、予約作業に要する時間は導入前と比較して1件あたり36分から5分に短縮し、約8割の業務効率改善が実現したという。また、受信と送信の両方のファクスを紙に印刷する必要がなくなり、用紙の使用量も削減される見込みという。
現在では、Shangri-La Hotels ＆ Resortsが営業する中国の26のホテルとほかの24のホテルで導入が済んでいる。今後、新規開業も含め同グループの全てのホテルに順次展開される予定だ。
客室予約システムイメージ（富士ゼロックス提供）
