北里大、会議資料を電子化してiPadで閲覧--準備の作業負荷を75%削減

田中好伸 (編集部) 2013年02月12日 14時32分

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 北里大学は、タブレット端末「iPad」などを活用して、職員の会議資料準備にかかる作業負荷を75%削減している。会議資料の作成から閲覧、管理までをペーパーレスで運用している。富士ゼロックスが2月12日に発表した。

 北里大学は、定期的に開催する学部長会や大学院委員会などの大きな会議で、200枚もの会議資料を作成し、36人の参加者に毎回配布していた。職員が事前に各部門から資料を集約し、順序や見栄えに配慮しながらひとつの資料として整え印刷、配布。会議終了後は書架に保管していたが、印刷後も差し替えなど再印刷なども多く、資料準備にかかる職員の業務負荷をいかに軽減するかが課題となっていた。

 課題の解決に向けて、「モバイル統合アプリケーション for iOS」など富士ゼロックスのソフトウェアを活用して会議資料を電子化し、会議参加者はiPad上でメモを追加したものを自分の資料としてサーバに保管するまでの一連の流れをシステム化している。

 各部門がさまざまなアプリケーションやフォーマットで作成した文書を事務局が集約して、文書管理ソフトウェア「DocuWorks」で文書を束ねたり、順序を入れ替えたりなどして1つの文書にまとめる。作成された文書は文書管理システム「DocuShare」にアップロードされる。

 会議当日、参加者はDocuShareにアップロードされた資料を各自のiPadに取り込んで閲覧する。必要に応じてメモや下線などの編集もできる。会議終了後には、編集したファイルを自分の資料としてDocuShareの自分専用のフォルダにドラッグ&ドロップで格納すれば、自席に戻った後でも資料を閲覧できる。一連の操作は、iPadの単一画面で操作できるというモバイル統合アプリケーション for iOSを利用している。

図 システム構成(出典:富士ゼロックス)
※クリックすると拡大画像が見られます

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