東京都内で42店舗を展開するドラッグストアの一本堂は、2013年3月にタブレット端末とクラウド型ドキュメントサービスを導入し、本部や店舗で使う紙資料を電子化し、ペーパーレス会議などにより資料管理コスト削減に取り組んでいる。
導入したのは、富士ソフトのクラウド型ドキュメントサービス「moreNOTE（モアノート）」。ドキュメントや動画、画像などを一元管理し、タブレットやスマートフォンから簡単に閲覧できる。ポインターやペンツール機能、マルチペアリング機能を備えているため、ペーパーレス会議やプレゼンテーションなどさまざまなビジネスシーンで活用できる。端末の紛失や盗難に備えたファイルの暗号化機能や端末認証機能などセキュリティ機能も備える。
一本堂は、平均的に1店舗1万3000点の品数に上り、品出しや発注などの業務も多いという。その上、同社では、店員のノウハウを生かして各顧客を対象に接客する。そのため資料の整理に時間を割けず、店舗バックヤードでは整理されないままの紙資料が山積みになっていたとのこと。
moreNOTEの活用は本部から開始され、まずはペーパーレス会議に取り組んだ結果、資料の印刷枚数は格段に減って、資料の管理負荷も軽減した。一方、店舗では、就業規則や配属表など店舗ごとに配布が必要な資料の管理にmoreNOTEを利用する。紙資料では情報更新のたびに印刷や配布が必要だったのに対し、全店舗一斉に差し替えできるため作業が簡素化。店舗における紙資料の削減につながった。
さらに、売場ごとの資料も全てmoreNOTEで管理するようにしたことで、売場担当者が不在でも他の従業員が必要な資料を閲覧しながら、スムーズに接客できるようになった。
一本堂 導入事例（富士ソフト提供）
一本堂は今回の導入で、紙資料の印刷や管理のコスト削減だけでなく、全店配布などチェーン店ならではの業務も効率化できたという。また、これまで対策に手間をかけていた資料紛失、社内データ漏えい防止といった紙資料のセキュリティリスクも、moreNOTEのセキュリティ機能により解消されたとしている。
