鉄鋼製品メーカーの合同製鐵は、基幹システムの更新をきっかけに10年保管が義務付けられている品質保証書類などを電子化。帳票データなどと組み合わせて情報活用する仕組みを構築した。
具体的には、鋼材検査証明書（ミルシート）と呼ばれる品質保証の書類を電子化した。電子活用システム「SPA」と帳票システム「SVF」を活用した。これにより、ドットプリンタと複写式の連続帳票で作成していた帳票類の連続紙を切り離し仕分けするといった単純な手作業をなくし月間約50時間の労力を削減したほか、拠点が離れた各地の営業所からシステム上でミルシートを直接確認ができるようにして問い合わせ時間を短縮した。
また、セキュリティやコンプライアンスも改善した。ミルシートは偽造や改ざん防止のために、厳格なアクセスコントロールが必要となる。SPAを利用することで同じ部門でも、人単位での細かい権限の振り分けが可能になった。
単なる工数削減だけでなく、現場が抱えている業務面での課題や要望を解決した点が現場社員の働き方改善につながり、高く評価されているという。
現在は管理部門と販売部門を合わせて、およそ30人が利用している状況。今後は社内で利用しているドットプリンタと複写紙の連続帳票を全て移行し、業務効率とサービス品質の向上を進めていく予定だ。
