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「Google カレンダー」大好き人間だから伝えたい“推し小技”--2019年上半期版(3)

池田園子

2019-02-19 07:30

 紙の手帳を使わなくなって久しい。「Google カレンダー」が無料とは思えないほど、素晴らしく使い勝手が良いので、かれこれ7〜8年はGoogle カレンダー1本で過ごしている。

 Google カレンダーに一途で、他のカレンダーアプリに“浮気”をしたことすらない。そんな私に共感する方もいるのでは。

 2018年にGoogle カレンダーの便利技を上半期と下半期に分けて紹介してきた。本連載もそれに続き、業務効率化・合理化に役立つGoogle カレンダー便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、「iPhone SE」で使う場合を想定。

1.予定に合わせたイラスト表示で、カレンダーのチェックを楽しくする

 Google カレンダーでは、「ランチ」「ディナー」「食事」「ランニング」など、予定のタイトルに特定のワードを入れると、イラストが表示されるのをご存知だろうか。

 文字だけの予定だと味気ない……と感じるのは私だけではないと思う。もし予定にイラストを入れたいなら、「設定」(歯車のような形のボタン)→「全般」→「予定のイラストを表示」をオンにしよう。

 そうすれば、前述のワードの他、タイトルに「料理」「バーベキュー」「スイミング」「映画」「美容院」などを入れると、イラストが表示されて華やかな画面になる。

 働いている場合に頻繁に入力するだろうワードの「仕事」「会議」などは、なぜかイラスト対応していないが、「ランチミーティング」などと入れると、ランチのイラストが表示され、楽しい気分になれるかもしれない。

 イラスト表示設定をしておくと、カレンダーをチェックする際に、気持ちが少し上がる――個人的にはそんな気がしている。

2.予定を原則「1セット30分」にして、時短を意識して動く仕組みを作る

 本連載(1)で、「予定を『1セット30分』にして、時間のコスト意識を高める」小技(PC版)をご紹介した。スマホでも同じように設定してみよう。

 「設定」→「全般」→「既定の予定の長さ」へ進むと、「終了時刻なし」「15分」「30分」「60分」「90分」「120分」のいずれかから選択できる。

 元々は「60分」になっていると思うが、おすすめは「30分」。意図的に30分を選ぶことで、あらゆることの時短化を意識し、時間を無駄にすることなく動けるはずだ。

 ここで「終了時刻なし」を選んだ場合、どうなるのか知りたい人もいると思う。終了時刻なしを選択すると、新規の予定を入れる際、予定の終了時刻は「詳細オプション」→「終了時間を追加」から入力することになる。

 すべての予定を「1セット◯分」にするのではなく、予定を入れる度に終了時間を調整したい人は、「終了時刻なし」を選ぶのが向いていると思う。

3.Gmailと連携・予定自動入力で、予定入力時間を節約する

 Google カレンダーに予定を手入力するのもいいけれど、ホテルや飛行機などの乗り物を予約した際にGmailに届くメールと連携しておくと、予定が自動的に入るから楽ちんだ。

 設定方法は簡単。「設定」→「Gmailから予定を作成」→「Gmailから予定を追加する」をオンにしよう。予定の公開設定は、その項目の下にある「自分のみ」「非公開」「カレンダーの既定値」から選択できる。

 たとえば、Gmailに届いたフライト予約確定メールを開封すると、タイトルには「福岡 へのフライト(NH 241)」、時間には出発時刻-到着時刻が自動的に入力される。

 予定の説明部分には、「全日本空輸 241 便 東京都、HND、07:25(現地時間) - 福岡、FUK、09:18(現地時間)」と詳細情報が自動で入る。

 さらに「この予定はメールから自動的に追加されました」との文言と、「確認メールを表示」とのリンクも入る。このリンクをクリックすると、当該メールに一発で飛べて、気になる事柄を確認できるから便利だ。

 第4回に続く。

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