この世にさまざまなメモアプリが存在する中で、「Google Keep」を好んで使っている。何がそれほどいいのかと聞かれたら、直感的な操作感と検索のしやすさを挙げると思う。
とりあえずいろいろなことを記録して放り込んでも、取り出しづらいのでは意味がない。記録のしやすさだけでなく、後で参照しやすいかどうかも、メモアプリに欠かせない要素だ。
本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle Keep便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第3回目で、PCで使用する場合を想定。
1．一部のメモをアーカイブに格納し、トップページを見やすい状態に整える
Google Keepのトップページにたくさんのメモを表示させていると、本当に必要なメモが目に留まりづらかったり、探しにくくなったりすることがある。だからといって、現時点で重要度や緊急度の高くないメモを削除するのも避けたい。いつか参照するかもしれないからだ。
そんなときに活用したい機能が「アーカイブ」である。取り溜めたメモのうち、直近では閲覧したり編集したりしないメモがあれば、アーカイブに移動しておくといい。
アーカイブとはご存知の通り、消してはいけないデータを長期保存するために、専用の保存場所へデータを安全に保存することを指す。Gmailにも同様の機能が存在する。
該当するメモにカーソルを合わせ、左から2番目のアイコン（「アーカイブ」）をクリックすると、メモはGoogle Keepのトップページからは消える。代わりにGoogle Keepのトップページ左下の「アーカイブ」をクリックすると、アーカイブに格納したメモが一覧で表示される。
検索する際はアーカイブに入れたメモもそうでないメモも、検索ワードに引っかかるものであればすべてヒットするため、アーカイブにメモを移動しても何の不都合もない。むしろGoogle Keepがスッキリ整頓された状態になり、より使いやすくなったと感じられるはずだ。
2．ラベルに数字を付けて順に並べ、視認性を上げる
Google Keepには「ラベル」という機能がある。これはタグのようなもので、同じカテゴリのメモをラベル分けして管理できる。
2019年上半期版の記事でもラベルを活用した便利技を紹介した。今回はラベルを用いた便利×裏技をお伝えしておきたい。
ラベルは「◯◯プロジェクト」のように、メモの内容に即したものを付けるのがおすすめだが、「1．◯◯プロジェクト」「2．◯◯プロジェクト」のように、内容によってナンバリングするのもいい。ラベルの頭にナンバリングすると、Google Keepトップページ左の「ラベル」一覧の最上部から、番号が若い順に上から並ぶ。
ちなみに、番号をラベルの頭に付けるのではなく、「◯◯プロジェクト1」「◯◯プロジェクト2」のようにラベルの末尾に付けた場合は、同一のラベルが番号の若い順に並ぶことになる。その際は、ラベルの頭にナンバリングしたときとは違い、「◯◯プロジェクト1」「◯◯プロジェクト2」は、ラベル一覧の最上部には来ない。
数字をラベルの頭に付けるか、ラベルの末尾に付けるかはお好みで決めてほしい。
3．事前に共有設定し、メモをシェアしやすくする
Google Keepのメモは共有することができる。メモを取ったり、編集したりする際に、「共同編集者」というアイコンがあるのに気づいた人もいるだろう。
ただ、メモを共有したいなら、事前に共有設定をしておく必要がある。画面右上の「設定」ボタン→「設定」→「共有」から「共有を有効にする」にチェック→「保存」をクリック。
この設定をしておかないと「共同編集者」アイコンが機能しない。メモを共有する際は「共同編集者」→「共有するユーザーまたはメールアドレス」へ該当のユーザー名またはメールアドレスを入力し「保存」をクリックすれば良い。
Google Keepを自分だけで使う場合、この設定をする必要はない。むしろ秘めた情報をまとめておくなら、その設定をしてはいけないともいえる。
一方で、チームメンバーやプロジェクトメンバーにも、Google Keepを通じて情報共有するなら、この設定は事前に済ませておくと良いだろう。
第4回に続く。
