ここ数年、「Google ドキュメント」で議事録や原稿など、いろいろなテキストを関係者間で共有するのが当たり前になっている。
もちろん会社によって事情は異なるので、Google ドキュメントの使用がNGとされる場合もあるが、Google ドキュメントの利便性の高さが浸透し、それを享受する人が多いなと感じる。
なんといっても、複数人がドキュメントをリアルタイムで更新できる、編集履歴も見やすい、共有が簡単にできるなど、メリットの多さは特徴的だ。本連載では、業務効率化・合理化に役立つGoogle ドキュメント便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、PCで使う場合を想定。
1．提案モードに切り替えて、どう編集したか一目瞭然にする
複数人で「共同編集」するのに適しているGoogle ドキュメント。編集の方法はさまざまだが、おすすめなのは「提案モード」での編集だ。
画面右上「共有」ボタン下の「鉛筆マーク」をクリックしよう。デフォルトはドキュメントを直接編集する「編集モード」になっている。編集モードで編集すると、ドキュメントに修正履歴は残らない。
編集内容を提案する「提案モード」を選択しよう。提案モードに切り替えてドキュメントを編集すると、変更内容が緑の文字や線で表示される。
文章を削除すると緑の取り消し線が入り、文章を追加すると緑の文字が入る。さらに、画面右横に「削除」「追加」など、何をどう変更したか一目瞭然ともいえるコメントも入るのだ。
これらの加筆修正を受けて、変更内容を生かしたいと思えば、コメント部分のチェックマーク（「提案を承認」）をクリック。この変更内容は受け入れらないと思えば、コメント部分のチェックマーク（「提案を拒否」）をクリック。
どこをどう変更・調整したのかが、明確にわかるような方法で編集したいなら、提案モードを選ぶことをおすすめしたい。
2．提案モードに切り替えて、どう対応してほしいか一目瞭然にする
ドキュメント編集時に「コメント」を書き入れたいときもあるだろう。編集済のドキュメントを渡す相手に「何をどうしてほしいか」の指示を入れたり、編集意図を伝えたりする際、コメント機能は重宝する。
Google ドキュメントではコメントを簡単に挿入できる。まずは、コメントしたい部分を選択しよう。
すると、画面横に「コメントを追加」ボタン（目印は「＋」マーク）が表示される。こちらをクリックし、コメントを書き込み、「コメント」ボタンをクリックするだけでOKだ。
コメントを追加する方法は他にもある。コメントしたい箇所にカーソルを置いたまま、画面上の「挿入」→「コメント」をクリックし、同様の操作をすればいい。
メニューにある「コメントを追加」ボタン（目印は＋マーク）からも、同様のやり方でコメントを追加することが可能だ。
3．承認/拒否作業を一瞬で終わらせて、ドキュメント完成までを時短化する
編集済みのGoogle ドキュメントを受け取る側の立場からの話もしたい。
提案モードでどこをどう変更・調整されたのか確認した後、すべての提案を承認したら、あるいはすべての提案を拒否したら、どんなドキュメントになるのか知りたい場合に、覚えておきたい機能がある。
「ツール」→「編集の提案を確認」をクリックすると、デフォルトでは「編集の提案を表示」となっている。
ここをクリックすると「［すべて承認］の結果をプレビュー」「［すべて拒否］の結果をプレビュー」といった選択肢が現れる。
それらをクリックしてプレビューを確認し、すべて承認してもいいと思うなら横の「すべて承認」ボタンをクリックしよう。逆に、このボタンを押す機会はないに等しいと思うが、プレビューを確認し、すべて否定しようと思うなら、横の「すべて拒否」ボタンをクリックする。
いずれもボタンを1回押すだけで、承認・拒否作業が一瞬で完了するので、時短・効率を叶えたいと思うなら、頭に入れておきたい機能である。
今回は2020年4月時点で利用可能な機能を取り上げた。Google ドキュメントは業務効率化・時短化をサポートしてくれるはずだ。ここにまとめた小技はもちろん、ご自身でGoogle ドキュメントに触れて、いろいろな機能を積極的に試してみてほしい。今後も時期を見て、新たなGoogle ドキュメント“推し小技”を紹介したい。
