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デジタルドキュメントへの移行を進めよ--新政権と同期した大塚商会の取り組み

松岡功

2020-10-01 07:00

 本連載では、筆者が「気になるIT(技術、製品、サービス)」を取り上げ、その概要とともに気になるポイントを挙げてみたい。今回は、大塚商会が提供する「企業のデジタルドキュメントへの移行支援事業」を取り上げる。

大塚商会がデジタルドキュメント事業を強化

 大塚商会は先頃、企業のデジタルドキュメントへの移行支援事業を強化すると発表した。

 同社はこれまで20年以上に渡る自社の取り組みの中で育んできた技術やノウハウを顧客にも提供することで、企業のデジタルトランスフォーメーション(DX)を促進してきた。しかし、国内の中堅中小企業においては、承認、契約フローを含む業務全般の多くが未だに紙ベースで運用されているのが現状だ。

 また、ニューノーマル(新常態)時代に向けて企業を取り巻く環境は大きく変化しており、ビジネスシーンにおけるデジタルシフトの重要性はより一層高まっている。

 同社はドキュメントにまつわる課題解決のために、1998年のワークフローシステム(現在の「eValue V」)導入をはじめとした社内稟議から発注書や契約書など300種類以上の社内外のドキュメントプロセスの変革を実施してきた。社内の代表的な電子申請や稟議は、旅費精算、立替精算、購入申請、採用申請、住所届、慶弔届、休職申請、出張申請、機材貸与申請、紛失や故報告などで、完全なデジタル化を実現しているという。

 また、日々の活動としては、顧客と電子カタログでの打ち合わせや双方向でのドキュメント管理には電子書庫を使用し、日報は電子入力して、顧客の名刺情報をデータ化するなどペーパーレスとデジタル化を徹底している。

 顧客や取引先とは、保守検収、追加受注、請求書発行などで電子化やEDIを活用し、これらの利用を拡大している。今後は、「eValue V+Adobe Sign」の利用により、顧客との主な取引契約を電子化する予定。これにより、顧客のテレワーク活用をさらに推進していく構えだ。ちなみに、統合型グループウェア「eValue V」の機能概要は図1、電子署名サービス「Adobe Sign」の特徴は図2の通りである。

 同社ではこうしたプロセスを導入することで、コロナ禍においても従業員が在宅勤務などのテレワークを実施し、申請と稟議、押印などのさまざまな作業をリモートで行い、生産性を高めているという。

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