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東洋大学、ワークフローシステムで約700件の部内稟議書を電子化

NO BUDGET

2020-11-19 08:40

 東洋大学はエイトレッドが提供するワークフローシステム「AgileWorks」を導入した。エイトレッドによると、同大学では導入半年で約700件の部内稟議書の電子化に成功したという。

 同大学では、ペーパーレス化への取り組みを数年前から進めてきたが、稟議書についてはまだ紙による運用が残っていた。複数のキャンパスを持っているため、キャンパス間の人と書類の移動が発生し、発送の準備工数やコストの増大に加え、決裁までに時間がかかるといった課題が発生していた。また添付書類の点数も多く、回付中に稟議書の添付ファイルの組み合わせや資料の並びが不明確になり、その都度確認作業が必要となることもあったという。

 そこで2020年春、AgileWorksの導入を決定したが新型コロナウイルス感染症が拡大したため、紙の稟議書との並行運用するという当初の予定を変更し、ペーパーレスでの運用に切り替えた。導入効果としては、事務手続きと意思決定が迅速化したほか、部署ごとに異なっていたファイル形式や記載項目が統一され、業務の安全性が向上した。また稟議書データが添付資料も含めて一元管理され、監査時の効率性にも寄与したとしている。

 さらにAgileWorksはこれまでの紙の稟議書の見た目を再現でき、ユーザーインターフェース(UI)の操作感も分かりやすく、入力についてはフォーム画面の横に簡易的なガイドが掲載されていたこともあり、運用スタート直後から操作に関する質問もほとんどなかったという。

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