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HITOWAホールディングス、ワークフロー・台帳管理システムを刷新

NO BUDGET

2021-12-22 16:33

 ハウスクリーニングや介護福祉・保育施設の運営などの事業を展開するHITOWAホールディングスは、ドリーム・アーツのウェブデータベース&ワークフローシステム「SmartDB」を採用した。ドリーム・アーツが12月21日に発表した。同グループでは、10月から稟議(りんぎ)や取引先登録申請などの業務において、100人がSmartDBの利用を開始している。

 システムの導入後、稟議(りんぎ)では内容に応じて自動で承認フローが設定されることに加え、スマートフォンによる決裁など利便性が向上した。また複雑な申請ワークフローのため紙で運用せざるを得なかった申請をデジタル化できた。これにより申請者と承認者の利便性の向上、承認までのリードタイムにおいても大幅に短縮が期待できるという。

 この10年間で同グループは急速にビジネスを拡大しており、従業員数は約8000人となっている。その間、同じワークフローシステムを使用し続けていたが、組織拡大に伴う複雑化した稟議(りんぎ)の承認ルートは申請内容によって総務部が手作業で指定するなどの手間が発生し、意思決定までに多くのリードタイムを要していた。また、紙や「Microsoft Excel」での申請業務が残っていたことも課題となっていた。

SmartDB選定のポイント
SmartDB選定のポイント

 グループ会社をまたぐワークフローや、所属を兼務するスタッフの運用など、ホールディングス企業や大企業での利用に適したワークフローシステムに絞って複数製品を比較検討した結果、今回の採用に至った。

 SmartDBについて同グループでは、稟議・申請ワークフロー以外にも台帳管理などのさまざまな業務のデジタル化にも適用できるため、グループ全体の業務デジタル化基盤として期待できると評価している。さらにSmartDBを活用することで、現場部門(非IT部門)が主体となった業務アプリの開発・運用も期待できるとした。

 今後は順次利用範囲を拡大し、2022年4月からは約2500人での利用を予定しており、グループ会社とホールディングスで横断が必要な申請もスピーディに処理できるようにする計画だ。

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