筆者は何年も前から「Trello」を使っている。Trelloのおかげでプロジェクトプランニングがかなり楽になった。
詳しい説明を始める前に、Trelloはビジネスプロジェクトにしか使えないのではないか、という懸念を払拭したいと思う。その懸念は誤りだ。筆者は演劇制作の脚本執筆、プランニング、管理から、クライアントへの記事の売り込み、さらには書籍執筆の計画まで、あらゆることにTrelloを使ってきた。Trelloを利用すれば、ほぼどんな種類のプロジェクトプランニングでも大幅に簡素化することが可能だ。
本記事では、その具体的な方法を紹介する。
1. かんばんボードが重要
かんばんボードについてよく知らない人のために簡単に説明しておくと、かんばんボードとは、プロジェクトを複数の列に分割して、進捗状況を視覚的に把握できるようにしたものだ。
例えば、「To Do」（やるべきこと）、「Doing」（作業中）、「Done」（完了）という列で構成された「Chores」（雑用）というプロジェクトボードがあるとしよう。「To Do」列に「Dishes」（皿洗い）というカードを追加する。皿洗いに着手したら、「Dishes」カードを「To Do」から「Doing」にドラッグ＆ドロップする。皿洗いが終わったら、「Dishes」カードを「Doing」から「Done」にドラッグする。
かんばんボードを使用すると、それぞれのタスク（カード）がプロセスのどこに位置しているのかを極めて簡単に把握できる。もちろん、必要なだけ多くの列を作成することが可能だ。例えば、筆者の「Me And My Muse」シリーズの「Production」（制作）ワークスペースには、「Venue」（会場）、「Cast」（キャスト）、「Episode Ideas」（エピソードのアイデア）、「Pilot」（パイロット）、「EP2」（エピソード2）、「EP3」（エピソード3）などの列がある。
このケースでは、筆者はタスク間でカードをドラッグ＆ドロップするのではなく、カードをそれぞれの列に追加して、必要なものを追跡している。プロジェクトを管理するときは、いつもかんばんボードを使用する。ここで重要なのは、プロジェクトとその全タスクの進捗状況を一目で把握できるようにボードを作成することだ。
Trelloがなければ、このプロジェクトを整理するのは悪夢のような体験になるだろう。
提供：Jack Wallen\ZDNET
2. かんばんボードは共有できる
本当に有益なもう1つの機能は、プロジェクトに参加するほかのユーザーとボードを共有できることだ。
ユーザーを追加したら、プロジェクトの特定のタスクに関与する必要があるユーザーに、そのタスクのカードを割り当てることができる。この機能は、複数のメンバーをボードに追加したが、すべてのメンバーがすべてのカードにアクセスする必要はない、という場合にとても便利だ。
メンバーがボードへの招待を承諾したら、それらのメンバーをカードごとに個別に追加できるようになる。そして、追加されたメンバーもそのカードを監視できるようになる。つまり、何らかの変更があった場合、Trelloは自動的にそれらのメンバーに通知を送信する。
メンバーをカードに追加するのは非常に簡単（かつ効果的）だ。
提供：Jack Wallen\ZDNET
3. カードには詳細な情報を追加すべき
カードにタイトルだけを付けて、列に追加したい誘惑に駆られるかもしれない。タスクが単純な場合は、それでも構わない。しかし、タスクに指示やそのほかの詳細が必要な場合は、それらの情報も追加した方がいい。
それぞれのカードには、説明セクション、カバー画像、添付ファイル、日付、チェックリスト、ラベルなどがある。カードに追加する情報が多ければ多いほど、タスクを割り当てられたユーザーは成功に向けて、より良い準備ができる。
