大組織になればなるほど、ルート整理が一筋縄ではいかない。そういう場合はいっそ何もしないことにする。申請者は従来の承認者へ送る。とりあえずそれで開始して、様子を見るのである。ワークフローをシステム化することの利点の一つに、履歴を取れるという点がある。紙の帳票で、それがいつ起案されて、それがどういう承認ルートを通って、いつ決裁されたかを追いかけるのは非常に困難だが、システムならこうした統計情報を簡単に取得できる。それを利用して分析し、何がボトルネックになっているかを把握してから、ワークフロー整理にかかっても実は遅くない。逆に、統計情報を示せることで、ワークフローを変える理由を現場に納得してもらうことができる。
現場とギブ＆テイクの関係を構築するのが肝心
最後は、作業負担が増えることへの抵抗をどう抑えるかである。電子帳票化の目的は、現場のことも考えているのだが、それ以上に、経理部門、総務部門など帳票を主管する部門の業務効率向上が大きい。現場に“なぜ経理や総務のためにこちらが時間を割かなければならないのか”と、そっぽを向かれないためにはどうしたらいいか。
これは、“見返り”を提供することである。少々作業を増やしてしまいますが、そのかわり新しいメリットを提供します、とギブ＆テイクの関係に持ち込むのである。
一つの方法は、今までより迅速な処理を実現することだ。これまで経費精算に2週間かかっていたのなら、それを半分の1週間にする。休暇申請は前日正午までの提出を認める。といったように、現場が待遇改善を感じられるように持っていくことだ。
もう一つは、データの提供である。実は、電子帳票化することの効果として、業務効率向上を上回るほどに、ビジネス分析、情報共有が可能になるという点があるのである。次回は、この電子帳票のデータ活用について触れることにしよう。
