新社会人の皆さんにアドバイス--変化に対する抵抗を緩和する方法

吉田育代 2010年03月25日 18時00分

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

 この連載「日本独特の企業文化『帳票』を理解する」では、帳票の基礎紙帳票のデメリットと電子化の意味を解説してきた。さて今回は現場からの抵抗を考えてみたい。

 帳票が電子化されてワークフローが入れば、それですいすい仕事が進むようになるかというと、残念ながらそうではないからだ。そこには“人間系”の問題が待っている。そう、現場は変わることに抵抗がある。構える気持ちをどうときほぐしながら、仕組みとして定着させていくか。知恵を絞ろう。

体制整備だけでは不十分、“人間系”の問題に取り組むべし

 電子帳票とワークフローで、新しい業務処理体制が整うのは確かなのだが、それだけで驚くほど仕事の流れが速くなるわけではない。そこには取り組むべき“人間系”の問題があるのだ。新社会人の皆さん、覚えておいてほしい。すべての仕事において、人間系をおざなりにしてはいけない。ルールを作っても、仕組みができても、人間の感情はそれとは別の流れで動いている。ひとたび反感が生まれたら、動くものも動かない。

 ここでいう人間系の問題とは、帳票を日々利用する現場では、仕事のやり方が変わることに対する抵抗である。電子帳票化によって現場入力が増えることが多いため、作業負担が増えるケースもある。電子化された帳票でうまく仕事を回していくのに何より肝心なのは、現場の理解を得ることである。

変わることへの抵抗をどうやわらげるか

 では、具体的にどう進めるか?現場には大きく三つの抵抗がある。一つめは帳票が変わることへの抵抗、二つめはワークフローが変わることへの抵抗、三つめは仕事が増えることへの抵抗。電子帳票化を推進する部門はこの点を十分考慮する必要がある。

 まず帳票が変わることへの抵抗だが、これを低減するには、帳票のスタイルをなるべく変えないというのが一番現実的だ。記入する媒体が紙から電子ファイルに変わっただけという形で実現できれば、現場に混乱も起こらないし、帳票利用にまつわる教育もいらない。実際、帳票をコンピュータ上で設計できる製品を提供するベンダーの多くは、この点を重視している。紙の帳票をスキャナーで読みこんでそれを設計の下敷きにできたり、紙の帳票と寸分たがわぬ精度で電子帳票を設計できたり。また、従来の帳票フォームがExcelやWord、PDFベースで作られているなら、これをそのまま展開するのでもいい。

 しかしその一方で、紙の帳票が部分的に陳腐化していて、電子帳票化の機会だからこそ変えたいというときもある。そういうときは帳票入力の操作性に十分留意して設計してほしい。過去データを再利用できるようにした、最小限のPC操作で入力が完了する、などといったことが訴求できたら、現場も耳を傾けてくれるだろう。

 次に、ワークフローが変わることへの抵抗だが、これを下げる良策は、徹底的にシステムでワークフローを制御して起案者にそれを意識させないことだ。自分が帳票を作成して送信ボタンを押せば、システムが帳票の種類を判断して提出すべき上司へ飛ぶ。そうなれば、現場は“楽になる”と感じることができる。

 そう簡単には……という声が聞こえてくる。確かに、企業のワークフローはなかなか複雑だ。

ZDNet Japan 記事を毎朝メールでまとめ読み(登録無料)

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

この記事を読んだ方に

関連キーワード
ビジネスアプリケーション

関連ホワイトペーパー

連載

CIO
IT部門の苦悩
Rethink Internet:インターネット再考
インシデントをもたらすヒューマンエラー
トランザクションの今昔物語
エリック松永のデジタルIQ道場
研究現場から見たAI
Fintechの正体
米ZDNet編集長Larryの独り言
大木豊成「仕事で使うアップルのトリセツ」
山本雅史「ハードから読み解くITトレンド放談」
田中克己「2020年のIT企業」
松岡功「一言もの申す」
松岡功「今週の明言」
内山悟志「IT部門はどこに向かうのか」
林 雅之「デジタル未来からの手紙」
谷川耕一「エンプラITならこれは知っとけ」
大河原克行「エンプラ徒然」
内製化とユーザー体験の関係
「プロジェクトマネジメント」の解き方
ITは「ひみつ道具」の夢を見る
セキュリティ
「企業セキュリティの歩き方」
「サイバーセキュリティ未来考」
「ネットワークセキュリティの要諦」
「セキュリティの論点」
スペシャル
ざっくりわかるSNSマーケティング入門
課題解決のためのUI/UX
誰もが開発者になる時代 ~業務システム開発の現場を行く~
「Windows 10」法人導入の手引き
ソフトウェア開発パラダイムの進化
エンタープライズトレンド
10の事情
座談会@ZDNet
Dr.津田のクラウドトップガン対談
Gartner Symposium
IBM World of Watson
de:code
Sapphire Now
VMworld
Microsoft WPC
Microsoft Connect()
HPE Discover
Oracle OpenWorld
Dell EMC World
AWS re:Invent
AWS Summit
PTC LiveWorx
より賢く活用するためのOSS最新動向
古賀政純「Dockerがもたらすビジネス変革」
中国ビジネス四方山話
ベトナムでビジネス
米株式動向
日本株展望
企業決算