証憑の電子化に取り組む実践事例
ここで、実際のお客さま事例を紹介しましょう。まずは、内部統制の強化や経理コストの最適化を図ること目的に、経理業務をシェアード化するプロジェクトを実施した製薬会社の事例です。
このプロジェクトでは、業務プロセスを標準化して利用者が誰でも簡単に経費処理が可能になることを目標に、人手によるチェックから脱却し、ワークフローを構築したうえでチェックする体制を構築しています。実際には、証憑保存の簡素化によるコスト削減はもちろん、検索機能による監査時の対応効率化、証憑確認をはじめとした各種問い合わせに対する業務効率化などさまざまな効果が得られています。
また、シェアードサービス化を図ったことで、およそ半分の人員で経理処理が可能になるなど、十分な費用対効果が得られている事例です。実際の運用については、バーコードが印刷された証憑を張り付けるための表紙に領収書を糊付けし、上長が押印することで承認作業を実施し、その後スキャンセンターに書類を送ったうえで一括スキャンする運用です。
スキャン時にはタイムスタンプ処理も同時に行われ、最終的にはバーコードによって証憑とデータの紐づけることが可能になります。なお、当然ながらe文書法に対応可能なシステムが構築されていますが、現状は申請しておらず、時期を見て検討する予定となっています。
受託設備製造会社の事例では、紙の書類を受け取った段階でワークフローにて伝票を起票し、すぐにスキャンによる電子化を行い、ワークフロー経由で上長へ申請をしていく運用です。自動車関係部品製造会社の事例では、事務センターが紙をスキャニングすると同時に現場の担当者にワークフローが流れ、そこで伝票を起票し上長に申請するという業務フローを採用しています。
電子化やワークフローのタイミングなど、電子化をどんな形で業務プロセスに取り込んでいくのかはそれぞれの現場に応じたやり方があり、それぞれ工夫されているところです。
このように上記企業では、当社が提供している証憑電子化ソリューションを活用し、それぞれの業務プロセスに取り込んでいます。証憑の電子化は、申請承認業務のセルフサービス化を実現し、業務の標準化・高品質化にも大きく貢献します。もちろん、仕入れ先からの問い合わせや税務調査などの対応に係る工数を大幅に削減し、間接業務の効率化によりコスト削減効果を最大化することができます。
さらに、従来の紙ベースの業務では制限されていた作業場所に縛られなくなるため、ワークスタイル変革の一環としても取り組まれています。このように、様々なメリットをもたらす証憑の電子化、ぜひ貴社でも実現してみてはいかがでしょうか。
