デジタルアーツは、11月9日、電子メールセキュリティソフト「m-FILTER」にメールアーカイブのマイナンバー検索・削除機能を追加し提供開始すると発表した。新機能が追加されたのは、Ver.4.8。
「m-FILTER」は、電子メールによる情報漏洩・監査要求・スパムメールに関する課題に対応した、企業・官公庁・自治体向けのゲートウェイ型電子メールセキュリティソフト。
新バージョンの「マイナンバー検出」機能は、無償オプションと有償オプションがある。
無償オプションでは、メール本文・件名・添付ファイル名から、マイナンバーを検出する。有償オプションではこれらと併せ、添付ファイル内からも、マイナンバーの可能性のある文字列を総務省が定めた算定法であるチェックデジットで検出する。
検出された「該当文字列を含むメール」は、ユーザーの判断で、手動削除できる。これにより、企業が意図しないところでアーカイブメールの本文や添付ファイルにマイナンバー情報が含まれていても、権限者であれば該当メールをマイナンバー情報ごと速やかに削除できる。
「m-FILTER」Ver.4.8で提供するマイナンバー検出オプションイメージ
個人情報保護委員会が策定したガイドラインでは、「所管法令において定められている保存期間を経過したマイナンバーは廃棄・削除すること」が定められている。この対応は紙媒体以外に電子化されたデータについても適用される。マイナンバーが記載されたメールや電子化された書類等が誤って送受信された場合、長期間放置される可能性があるが、同製品の検出機能を使うことで法律の定める一定の事務処理の終了前であっても、アーカイブからできるだけ速やかに削除できる。
また、保存期間が定められている書類等が帳票システムなどの別システムで保存されている場合には、その期間経過前であっても、当該メールや当該書類等が添付されているメールについては削除できるようになる。
