管理職の中には、時間が掛かりすぎると感じて、この対応相手を段階的に上げていく3段階のアプローチを好まない人もいる。しかし、このアプローチを取ることで、あなたが誠実な態度で状況を改善しようとしており、隠し事はしていないことをベンダーに示すことができる。この作業はすべて、（どうしても必要な場合に開催される）最後通牒ミーティングの基礎になる。
ステップ3：最後通牒ミーティングを開催する
要求に対するベンダーの対応や満足度の改善や、上位者に対する連絡などを含めて、ほかの対応がすべて不調に終われば、ベンダーに最後通牒を行うミーティングを開くべきタイミングが来たということだ。
ベンダー側の役員クラスのマネージャーに対して、最後通牒を行うミーティングを要求する場合、そのベンダーとの取引を打ち切る覚悟が必要になる。つまり、この重要なミーティングは、ハッタリをかけるような場ではないということだ。
先方にはあらかじめミーティングの目的と議題を伝え、ベンダー側も十分に準備ができるようにすべきだ。この際、ミーティングの場所には自分のホームグラウンドを選ぶこと。慣れ親しんだ環境で話し合うことで、心理的に優位に立てる可能性がある。
このミーティングは自分で主導し、目的をあらかじめ設定して、ビジネスライクな態度で臨むべきだ。あなたの目的は、ベンダーのパフォーマンスが不十分であることを示す証拠を精査することで、相手を非難したり、怒りにまかせて言い争いをすることではない。このアプローチを支えるために、発生した問題や、要求に対する対応が不十分だった事例をすべて記録しておき、ベンダーと一緒に検討できるようにしておくべきだ。
このミーティングでは、あなたとベンダー側のマネージャーが話し合い、今後も取引を継続して問題を修正するか、取引を打ち切るかを決定することになるだろう。
ミーティング後のフォローアップ
ミーティングが終わる頃には、あなたとベンダーの両方が、今後取るべき行動について理解（および合意）しているはずだ。
筆者の経験では、このミーティングによって関係が改善した例も数多くある。また双方が、関係を打ち切るのが最善だと認識する場合もある。どの方向を選ぶにせよ、礼儀正しさとプロフェッショナルな雰囲気を保つことは非常に役に立つ。それによって、最終的に双方が最善だと思う結果にたどり着くための行動を、客観的に決めることができる。
ベンダーとの取引停止後
世界は狭い。以前取引していたベンダーと、展示会やカンファレンス、その他の業界イベントで出くわす可能性は高い。ミーティングを客観的に、ビジネスライクな形で進めて、契約の打ち切りを双方が受け入れやすいものすれば、望み通りの関係が得られなかったとしても、少なくとも礼儀正しく関係を終えたことを双方が理解できる。
この記事は海外CBS Interactive発の記事を朝日インタラクティブが日本向けに編集したものです。
