「〇〇さん、お取引させていただいたみたいで、ありがとうございます。」
「〇〇さんの元部下なのですが、いまは別企業でして、初めて参加します」
また、業界特有の会話から始まった毎度の分科会の朝です。
日々の営業活動の中で、さまざまな企業との取引が増えるのも特徴であるシステムエンジニアリングサービス。毎月のように取引社数が増加することに、いつしか慣れてきてしまいますね。
今回の分科会では、新卒者が増えた為なのか「最近は最低限のことができない営業担当者」が多い、と感じているメンバーからの意見により、じゃあ最低限とは？ から深掘り。「システムエンジニアリングサービスのビジネスマナーについて」と、じゃあ優秀な営業って○○さん？ みたいな会話から「優秀なシステムエンジニアリングサービス営業とは？」を議論しようと、幹事メンバーで決め、実施いたしました。
「システムエンジニアリングサービスのビジネスマナーについて」
新規訪問、メール対応、電話対応、技術者の顔合わせ対応の4つの内容に対し、営業視点でのマナー・モラルを中心に、いつものようにグループでディスカッションを行いました。
新規訪問については、
- 時間に気をつける（極力2-3分前に到着）
- いきなりビジネスの会話ではなく、アイスブレイクを必ず行う
- 何しにきたか説明し、どの辺りで取引したいをはっきりさせる
- 服装、身なりを必ず意識する
- タバコの匂いや二日酔い？の匂いなど気にする
- 聞き役に徹する
- 稼働を模索中のエンジニアのスキルシートを持参する
- 覚えてもらえるよう個人的な話を含める
- 訪問前に会社情報を調べておく
- 一方的に会社の案内のみを話さない
- アプローチした方が訪問するべき
- 時間がずれたりしてアポイントがオンスケできないときの為に、連絡先交換をしておくこと
など、色々出ました。
特に訪問する際は、何分前に到着するのがベストなマナー？と皆さんそれぞれ考えていましたが、結論としては2-3分前という意見となっていました。
メール対応については、
- レスポンスを早く：2時間以内に返す
- 土日祝日、夜間にメールを返すのはやめよう
- 御礼メールは必ず送る
- 署名を必ず付加し、連絡先は常に記載する
など出ましたが、やはりメール文化のIT業界なので、返信がないということも皆さん経験されており、それはビジネスマナー的には良くないと意見が多かったです。
個人的には「土日祝日、夜間にメールを返すのはやめよう」という意見ですが、なかなか現代人で時間が取れない傾向が多いため、どうしても夜間や朝の早い時間帯、休日の落ち着いたタイミングなども発生することもあると感じております。
続いて、電話対応ですが、多かったのが
- つながらなかった時に留守電を残すこと
- SMSやSNSの活用
- また折り返しかかって来ない
などの観点でした。
- 基本は連絡が取れなくなることはあってはならない
という厳しい意見もありました。
特に昨今ではSNSの普及によって、営業の現場でも連絡手段でも活用する方が多く、当人同士が問題ないのであれば、活用は良いのではないだろうかと話しがまとまっていました。
また、ガラケーからスマホ化が進んだ事によるSNSの活用が多くなってきていることも事実です。
最後に、技術者の顔合わせ対応ですが、
- 事前に調べて、待ち合わせを行う場所を具体的に伝える
- 具体的な案件内容を把握するべき
- 顔合わせ実施時は、仕切りを行う
- エンジニアに対して真摯に対応する
- 顔合わせ後、5分ほどお客様へ感想をヒアリングするために残る
- エンジニアに初めてあった際は、実際の案件の内容をしっているか確認を行う
- エンジニアが辞退する場合、お客様へ早く回答をするべき
などが挙がりました。
パートナー企業の所属しているフリーランスなどのエンジニアと会うケースが多かったりするのですが、マナーとしては名刺交換をしないようにするなどもありました。
冒頭でも記載していますが、転職を行う方々が多いため、引き抜き行為などは、言わずともご法度であるという業界です。ビジネスマナーとして、名刺交換しないことが良いという少し変わった業界特有のマナーですね。
