クラウドストレージ「Box」に業務プロセス自動化--非IT部門でも定義、実行 - (page 2)

阿久津良和

2017-12-21 11:30

 ワークフローはユーザー自身が作成したワークフローを管理する本機能の中心部にあたり、経費精算であれば「申請書作成→上長に確認依頼→OKならば部門長に申請(ここが前述したタスクの部分)→部門長が可否を判断→経理部に対して支払い処理」といった各タスクが並ぶ。

 ワークフローのページでは進捗状況やタスクを止めている利用者を特定できる。テンプレートはワークフローで利用するひな形を事前に作成し、他部門が作った標準的なテンプレートを共有して、各部門で割り当てる担当者や回覧する書類など、必要に応じてカスタマイズする。

ワークフローをドリルダウンして、詳細な進捗状況を確認できる
ワークフローをドリルダウンして、詳細な進捗状況を確認できる

 ゼロから各業務プロセスを実行するテンプレートの作成は、初回運用時の負担になり得そうに見えるが、ウィザード形式によるタスクをステップごとに追加。もしくはタスクを個別に追加してワークフローを作成できるため、「リファレンスの参照など、専門的な知識は必要ない。直感的に理解できるレベル」(石川氏)だという。

 一見するとBox RelayはBox単独で開発できそうな機能に見えるが、同社は「業務プロセスに特化したベンダーではない。自社開発も可能だが、工数などを踏まえると、戦略的協業しているIBMが持つ業務プロセス関連機能や知見を活用した」(石川氏)と開発理由を説明する。

 競合製品との差別化についても、「Boxを企業やパートナーとの協力を容易にするプラットフォームに位置付けている。その上で業務プロセスを進めることで、メールの返事が届かないなどの小さなトラブルを排除し、業務全体を共通環境で提供する」(石川氏)のが差別要因だと強調した。

 ボックスジャパンではBox Relayの利用シーンを「営業部なら販売契約や販売交渉、新規顧客へのサポート。開発系でもコードレビューや製品リリースに伴う社内プロセスに利用できる」(石川氏)と説明し、特定の焦点を定めていないという。

 今後の戦略についても同社は、契約書のアップロードなどBox上で発生したイベントに応じてワークフローを自動的に起動する機能、既存の社内システムやアプリケーションとBox Relayを統合するためのAPI整備、電子署名のサポートに伴うエコシステムの展開などを目指している。

 10月10日に米Boxが開催したプライベートイベント「BoxWorks 2017」で発表した、機械学習を利用してファイルの自動認識からビジネスプロセスの自動化などを実現する「Box Skills」など各新機能を日本でも今後展開する予定だ。

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