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DX成功で必須なコミュニケーションの最適化--可視化して発掘できる状態に

各務茂雄 (KADOKAWA Connected)

2020-05-26 07:15

 前回は、「行動規範」と「仕事の役割」を明確にする重要性と、その具体的な取り組み内容を紹介しました。今回はデジタルトランスフォーメーション(DX)を成功させるために必要な組織のコミュニケーションについて考えてみましょう。

目的に合ったコミュニケーションツールを選択する

 企業では毎日、多種多様なコミュニケーションが行われています。その目的は、情報共有や意思伝達、ブレインストーミングなどさまざまです。では、日々のコミュニケーションは、目的に沿って最適に行われているでしょうか。そもそも、「コミュニケーションの最適化」とは、どのようなことを指すのでしょうか。

 コミュニケーションの最適化は、簡単に言えば「コミュニケーションを設計する」ことです。

 多くの日本企業は、ビジネスコミュニケーションの「目的」が曖昧です。案件(タスク)とそれに必要な人材、タスク完了の期限などを明確にせず、関係がありそうな人を集めた“とりあえず会議“をやりがちです。「無駄な会議が多い」「会議に出席して仕事をした気分になったものの、状況は何一つ進展していない」――。こうした経験を持つ人も少なくないのではないでしょうか。

 ムダな会議はスピードや生産性を阻害します。適切なコミュニケーションができなければ組織がサイロ化し、他部署との情報共有が滞ります。その結果、情報格差が既得権益になってしまったり、社員が正当に評価されずに全体の士気が下がってしまったりします。そうならないためにも、コミュニケーションを設計する必要があるのです。

 コミュニケーションを設計するには、まず「社内でどのようなコミュニケーションが行われているか」を可視化する必要があります。そして、コミュニケーションの目的に応じて電話、メール、チャット、カレンダー、Wiki、クラウドストレージといったツールを使い分けるのです。

 下の図を見てください。これは社内で行われている多種多様なコミュニケーションを分類し、その内容に沿ったコミュニケーションに必要なツールを表したものです。

コミュニケーションツールとその目的(出典:KADOKAWA Connected)
コミュニケーションツールとその目的(出典:KADOKAWA Connected)

 特にWikiを中心した情報共有は、その企業独自の「宝」になります。こうした情報を整理して蓄積すれば、社内のナレッジデータベースとして継続的に活用できます。

 また、テキストでメッセージをやり取りするチャットのチャンネル(やり取りするスペース)設計は、できる限り構造的にすることが大切です。これにより、重要なチャンネルを可視化できるだけでなく、チャンネルの乱立を防止できます。チャンネルが乱立すると、「いつ、どこで、だれと、どのようなやり取りをしたのか」が整理できなくなり、結果的にコミュニケーションの最適化を阻害します。

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