すでにプライベートで無料のチャットツールを使っている人も多いため、多くの人が抵抗なく使い始められます。テレワーク環境になっても今までと同じように仕事を進めていくためには、コミュニケーションの量と質をできるだけ維持することが重要です。
企業向けチャットツールの活用において、気をつけておきたいポイントがあります。稀に「チャットを導入したからメールはもう使わなくなるのか」と問われるのですが、緊急時対応のテレワークでは、当面の間メールとチャットを併用し、用途に応じて適宜使い分けることをお勧めしています。
チャットでのやりとりは、時間とともに流れていってしまう情報です。そこに書かれていた内容や添付書類を後になって探しにくいという弱点があります。
もちろん、検索機能や共有フォルダ、アルバム機能などを搭載しているチャットツールもありますが、日付や件名、差出人、添付の有無などで検索して過去のやりとりを必要に応じて即座に探し出すことについては、メールに一日の長があります。
緊急時対応でテレワークに移行した場合、書類やデータを格納する共通のファイルサーバーやストレージがすぐに用意できないことが多いので、あくまでも一時的ですが、メールサーバーを仮のアーカイブや保管場所にするのも一つの手です。
一般的になったウェブ会議システム
次に会議についてですが、昨今の状況もあって、PCやタブレット、スマートフォンなど、どんな端末でも使えて、映像、データなどの共有も簡単なウェブ会議システムの利用が一般的になりました。相手の顔が見えて表情も把握できるのでコミュニケーションの質が一定程度は維持できます。資料やデータを共有しながら報告やディスカッションも可能です。
録画機能を備えている製品や同時アクセス可能なユーザー数が100人近い製品もあるので、会社の規模や用途に応じて選べます。協力会社などの社外の関係者が多い会議が想定される場合は、会社によってシステム環境が異なるため、できるだけ専用ソフトをインストールしなくて済むシンプルなツールを選択することも重要です。
ただ、ウェブ会議システムは、通信速度などネットワークの品質が大きく影響してくることが課題です。自宅に高速なインターネット回線が敷設されていれば問題ありませんが、もしスマートフォンしかないような場合は、通信費の負担も考慮してモバイルWi-Fiルーターを暫定的に配布するなどの対応も必要になってきます。
コンシューマー向けサービスの利用は危険？
緊急対応時のテレワーク環境で、円滑なコミュニケーションの確保が最優先であることは間違いありません。ただし、その手軽さゆえにコンシューマー向けの無料のチャットツールやウェブ会議システムを選択することはお勧めできません。
