いつしか「Word」と同じくらい、いや、それ以上に「Google ドキュメント」を活用する機会が増えた。原稿や議事録、ちょっとしたメモ書きなど、あらゆるテキストをチームで共有している。
セキュリティに関する考え方やルールは各々で異なるため、Google ドキュメントを使用しないと決めている組織や個人も存在するが、Google ドキュメントの使い勝手の良さは、多くの人から評価されているのを常々実感する。
“Google ドキュメント愛用者”であるのをきっかけに、2020年よりGoogle ドキュメントの便利技を紹介してきたのに続き、2021年もいろいろなティップスを取り上げる。本連載でも業務効率化・合理化に役立つGoogle ドキュメント便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、PCで使う場合を想定。
1．画像を一括ダウンロードし、作業効率を上げる
Google ドキュメントに挿入された画像をダウンロードしたい。しかし、特に画像が複数枚挿入されたドキュメントの場合、1枚1枚ダウンロードするのは面倒だ。そんなときは、一括ダウンロードするのが最も効率が良く、理想的だと考える人は多いのではないか。
簡単なので、方法を押さえておきたい。まず「ファイル」→「ダウンロード」へと進み、複数ある選択肢の中から「ウェブページ（.html、zip）」を選択。クリックするとzipファイルがダウンロードされる。zipファイルを開くと「images」と名付けられたファイル内に、画像が一式格納されている。
画像のファイル名は「image1」「image2」など、image＋数字でナンバリングされているが、残念ながらドキュメント内に並んでいる画像順ではない。
並び順にナンバリングされた状態で、ダウンロードできると大変ありがたいのだが、その機能追加はもう少し待つ必要がありそうだ。
2．スタイルを更新・適用し、ドキュメントの整理を効率化する
さまざまな「スタイル」が用意されているGoogle ドキュメント。ラインアップは、「標準テキスト」に「タイトル」「サブタイトル」「見出し 1」「見出し 2」「見出し 3」といったところだ。
これらは元々決まったフォントで設定されているが、好みのフォントに変更できる。方法をわかりやすく説明するため、「見出し 1を元々のフォントとは変えたいとき」を具体例として説明したい。
まず、見出し1を適用したいテキストを好きなフォントに設定する。その後、該当箇所を選択し、「スタイル」から「見出し 1」を選択。右向き三角マークのそばにカーソルを置く。
続いて、「見出し 1をカーソル位置のスタイルに更新」をクリック。その後、このGoogle ドキュメントで見出し 1を適用するときは、「スタイル」→「見出し 1」をクリックするだけで、先ほど定めたスタイルの見出し 1が適用されることになり、見出し 1を設定する際の時短が可能になる。
3．改ページやセクション区切りを挿入して、ドキュメントを見やすく整える
Google ドキュメントでは、セクションと改ページを追加できる。ドキュメント内で要素を分割したり、画像とテキストを分けて配置したりしたいとき、これらの機能が役に立つ。
セクションや改ページを追加するには、任意のテキストや画像を選択した後、「挿入」→「区切り」から、「改ページ」「セクション区切り（次のページ）」「セクション区切り（連続）」のいずれかを選択する。
新しいページを開始したいときは「改ページ」、同じページで新しいセクションを開始するには、「セクション区切り（連続）」を選択すればいい、と覚えておこう。
セクション区切りを挿入した箇所に「セクション線」を表示するには、「表示」→「セクション区切りを表示」をクリックするといい。セクション区切りを再度非表示にするには、「セクション区切りを表示」をクリックする。
今回は2021年4月時点で利用可能な機能を紹介した。仕事でGoogle ドキュメントを活用することで、業務の効率化や時短化を実現しやすくなるだろう。また時期を見て、優れた小技を取り上げたい。
