いつからか「PowerPoint」の代わりに、「Google スライド」を活用する機会が増えた。「Google ドキュメント」や「Google スプレッドシート」をはじめとする、「Google ドライブ」配下にあるサービスと同様、Google スライドなら複数人で共有できて、同時に作業できるメリットがあるからだ。
そんなGoogle スライドの魅力は「シェアできる」という要素だけではない。本サービスを深く知ってほしいと願う“Google スライド愛用者”として、ここではさまざまなティップスを取り上げていきたい。本連載では業務効率化・合理化に役立つGoogle スライド便利技を3つずつ4回にわたって紹介する。今回はその第4回目で、PCで使う場合を想定。
1．スライドにコメントを挿入し、資料修正を時短化する
複数人でGoogle スライドを作成またはチェックしているとき、誰かが作ったスライドに「もっとこうしたら？」といった指摘を入れたいシーンはないだろうか。
そんなときはGoogle スライドの「コメント」機能を活用しよう。コメントを付けたいスライドを選択後、「挿入」→「コメント」をクリックし、コメントを書き込んだ後、「コメント」をクリック。
画面左側にあるスライドのサムネイル部分では、書き込んだコメントの数が表示される。例えば、コメントをひとつ書き込んだスライドのサムネイル横には「1」と表示されているはずだ。
コメント内容はスライドのすぐ横で確認できるため、スライドに修正を簡単に適用できるのがうれしい。
コメントに対応した後は、コメント右上の「解決済みマーク」を付けるのがおすすめだ。コメントした側に「対応完了」の旨が伝わる。
2．スライドにスキップを設定し、資料の表示・非表示をコントロールする
Google スライドには、作成したスライドを削除することなく、プレゼンテーション時に「スキップ」できる機能がある。
例えば、とあるプレゼンではそのスライドを表示したいが、別のスライドでは非表示にしたい、という場合もあるだろう。そんなケースで重宝する機能だ。スライドを2パターン作る必要もなく、特定のスライドをスキップする設定をするだけでいい。
方法は簡単で、Google スライドを開いてスキップしたいスライドを選択後、「スライド」→「スライドをスキップ」をクリック。またはスキップしたいスライドを右クリックし「スライドをスキップ」をクリック。
そうすると、スライド上に目に斜線を引いたようなマークが表示される。「プレゼンテーション中にスキップしました」との意味を持つマークだ。
この設定をしておくと、プレゼン中、該当のスライドが自然とスキップされる。ただ、このスライドを他のユーザーと共有している場合、共有相手はスキップされたスライドを表示・確認できる。
スキップの設定をしたスライドを再度表示するには、Google スライドを開いてスキップを解除したいスライドを選択後、「スライド」→「スライドをスキップ」をクリック。またはスキップを解除したいスライドを右クリックし「スライドをスキップ」をクリックするといい。
3．URLや埋め込みコードを取得して、スライドのウェブ公開を簡単に
作成したGoogle スライドをウェブに公開したいときは、公開用のURLか埋め込み用のコードを取得しよう。
「ファイル」→「ウェブに公開」をクリックし、URLを取得する場合は「リンク」を選択する。
「スライドの自動表示」から「何秒ごとに表示するか」を自由に選択し、「プレーヤーの読み込み後すぐにスライドショーを開始する」「最後のスライドまで到達したらスライドショーを再度開始する」にお好みでチェックを入れた後、その下に表示されたURLをコピーして使用すればいい。
埋め込み用のコードを取得する場合は「埋め込む」を選択する。続いて、スライドのサイズや自動表示する秒数を選択し、「プレーヤーの読み込み後すぐにスライドショーを開始する」「最後のスライドまで到達したらスライドショーを再度開始する」にお好みでチェックを入れた後、その下に表示されたコードをコピーして使用すればいい。
プレゼン目的で作成した資料を自社サイトや自社メディアに掲載したい——そんなときに思い出して活用してほしい機能である。
今回は2021年5月時点で利用可能な機能を紹介した。仕事でGoogle スライドを用いることで、業務の効率化や時短化につなげることができるだろう。また時期を見て、優れた小技を取り上げたい。
