データベースの基本を知る--Excelファイルからの取り込みとデータの入力や削除

伊達諒

2021-07-28 07:00

　これまで、データを保存する入れ物である「フィールド」を作り、その表示を調整する「レイアウト」について学習してきました。前回、レイアウトを調整したことで見た目もよくなったと思います。

　データベースの役割は、データを1箇所にストックしておき、いつでも引き出せるようにしておくことです。前回まではその入れ物を作っていたわけです。

　今回は、その入れ物にデータを入力していく作業になります。具体的には、「Excel」データを「Claris FileMaker」に取り込む方法と、直接入力する方法について解説します。

データの取り込み方法について

　FileMakerにデータを入力する方法としては、直接入力する方法と、Excelなどで作成したほかのファイルから取り込む方法があります。住所録などのデータは何らかのファイルに保存していることが多いと思いますので、はじめにこれらのデータをFileMakerに取り込む方法を解説します。

（1）取り込めるデータの種類

　取り込むことができるデータの種類は、主に次の6つです。括弧内は読み込める拡張子の種類です。

Excel形式（xlsx、xls）
コンマ区切りテキスト（csv、txt）
カスタム区切り値形式（tab、txt）
Merge形式（mer）
XML形式（xml）
FileMaker Pro形式（fmp12）

　この中でもよく使われるのは、ExcelとCSVになると思いますが、取り込み方法はどれも同じなので、Excelファイルを取り込む例を紹介します。

（2）データの取り込み

1：取り込むExcelファイルの準備

　Excelファイルには、データベースに必要のないデータも含まれている可能性があるため、Excelファイルを複製した上で、取り込む必要のないデータは削除してください。

　今回は、フィールドに合わせて、図1のようなExcelファイル（「住所録.xlsx」）を取り込んでみたいと思います。

図1
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2：データの取り込み作業

図2

　前回と同様に FileMakerの「住所録」ファイル（図2のアイコン）をダブルクリックして開きます。

　ファイルを開いて「住所録」リストのレイアウトが表示されているのを確認してください。

　もし違うレイアウトが表示されていたら、「住所録」リストに切り替えてください（図3）。

図3
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　メニューの「ファイル」→「レコードのインポート」→「ファイル」を選択します。ファイル選択画面が表示されるので、取り込むExcelファイル（「住所録.xlsx」）を選択し、「開く」ボタンをクリックします。そうすると、次の画面（図4）が表示されます。

図4
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　表示されない場合は、「ソース」と「ターゲット」の間の矢印をクリックするとポップアップが表示されます。

　新規に取り込む場合には、「追加」のラジオボタンが選択されていることを確認してください。

　ちなみに、「更新」というのは、既にFileMakerにデータがある場合に、ソースデータ（今回の場合はExcel）にあるデータとターゲットデータ（FileMaker）を比較して、指定した照合フィールドの値が同じだった場合、フィールドのデータを更新します。

　「置換」は、既にFileMakerにデータがある場合に、ソースデータ（Excel）にあるデータに置き換えるというものです。

　現在の状態（図5）は、「住所録.xlsx」というExcelファイルからFileMakerの「住所録」というテーブルにデータを追加しようとしていることがわかります。ただ、「ソースフィールド」が選択されていない状態で、データが取り込まれる「ターゲットフィールド」も「主キー」など取り込みたいフィールドとは異なっています。まず、この部分を修正する必要があります。

図5
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　左側にあるドロップダウンリストの「データ」を「フィールド名として使用」に変更します。そうすると、「ソースフィールド」に項目名が入ります。

　次に、「ターゲットフィールド」を「ソースフィールド」に合わせるようにフィールド名を変更します。フィールド名をクリックすると一覧が表示されるので、その中から選択すれば変更されます。

　「ソースフィールド」と「ターゲットフィールド」の項目に間違いなければ、下にある「インポート」ボタンをクリックします（図6）。