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これからのテレワークには何が必要か--業務デジタル化支援のOktaなどが議論

阿久津良和

2021-09-24 13:15

 Okta Japanは9月22日、弁護士ドットコム、DONUTS、ワークスモバイルジャパンの3社とともにオンラインイベントを共同で開催した。「持続可能なテレワーク環境をアプリケーション連携にて実現」と題したイベントでは、テレワーク環境を支援する連携ソリューションとして、バックオフィス業務を担う「ジョブカン」、電子契約の「クラウドサイン」、ビジネスチャットの「LINE WORKS」、そしてクラウドベースのID管理など「IDentity as a Service(IDaaS)」を提供するOkta Japanのセキュリティ対策について語られた。

リモートワーク拡大には何が必要か

 2020年6月21日に内閣府が発表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における 生活意識・行動の変化に関する調査」(PDF)の「今後、あなたの職場において、テレワークの利用拡大が進むために必要と思うものに関し、重要なものから順に回答」という質問(最大3つ、有効回答数1万128)では、「社内の打ち合わせや意思決定の仕方の改善(44.2%)」「書類のやりとりを電子化、ペーパーレス化(42.3%)」「社内システムへのアクセス改善(37%)」「顧客や取引先との打ち合わせや交渉の仕方の改善(35.3%)」「社内外の押印文化の見直し(31.6%)」といった回答が上位に並んだ。

(左上から時計回りで)Okta Japan リージョナルアライアンスマネージャー 渡邉興司氏、ワークスモバイルジャパン 事業企画本部 シニアソリューションスペシャリスト 荒井琢氏、DONUTS ジョブカン事業部 インサイドセールスチームチームリーダー 毛利元樹氏、弁護士ドットコム クラウドサイン事業本部 マーケティングコミュニケーショングループ 降井有希氏
(左上から時計回りで)Okta Japan リージョナルアライアンスマネージャー 渡邉興司氏、ワークスモバイルジャパン 事業企画本部 シニアソリューションスペシャリスト 荒井琢氏、DONUTS ジョブカン事業部 インサイドセールスチームチームリーダー 毛利元樹氏、弁護士ドットコム クラウドサイン事業本部 マーケティングコミュニケーショングループ 降井有希氏

 モデレーターを務めたOkta Japan リージョナルアライアンスマネージャー 渡邉興司氏が各社にリモートワークの実現に必要な要素を聞いた。

 弁護士ドットコム クラウドサイン事業本部 マーケティングコミュニケーショングループ 降井有希氏は「まずは『社内外の押印文化の見直し』。コロナ禍でリモートワークは浸透したが、同時に『ハンコ出社』という言葉も生まれた。弊社は押印文化の見直しが必要だと考えている。もう1つはペーパーレス化。書類のやりとりを電子化すれば、自宅でも職場でも対応可能だ」と述べた。

 弁護士ドットコムが提供する「クラウドサイン」は契約交渉済みの契約書をアップロードし、相手方が承認するだけで契約を締結できるクラウドサービスである。現在30万社超の組織や企業が導入し、累計送信件数は500万件を超えた。

 最近ではクラウドサービスの内部統制を評価する「SOC2 type 1」や情報セキュリティマネジメントの国際規格「ISO/IEC27001」、「政府情報システムのためのセキュリティ評価制度(Information system Security Management and Assessment Program:ISMAP)」といった認証を取得するなどセキュリティ強化も図っているという。

 社内打ち合わせや意思決定方法、電子化とペーパーレスを重視すると回答したDONUTS ジョブカン事業部 インサイドセールスチーム チームリーダー 毛利元樹氏は「リモートワークの推進にはルール策定が欠かせない。例えば『予算が必要な場合は、この稟議申請を』『福利厚生を利用するには届け出を』とルール構築の後にシステム導入がある。ルールを策定してから現場に合致するサービスを選択すべき」だと述べた。

 同社は業務推進支援SaaS「ジョブカン」シリーズを展開しているが、その1つにバックオフィス業務を支援する「ジョブカンワークフロー」がある。社内申請書をクラウド管理し、申請・承認・管理の場面で発生する業務負担軽減や意思決定を素早く実行できるワークフローシステムだ。

 ジョブカンワークフローの特徴として、毛利氏は「リモートワーク中の申請者であれば、どのタイミングでワークフローが詰まっているかを確認し、承認者も場所を選ばずに承認が可能。管理者も同様に場所を選ばずに操作し、任意の条件を付与して膨大な申請書を絞り込める」とアピールした。

 顧客や取引先とのコミュニケーションに着目するワークスモバイルジャパン 事業企画本部 シニアソリューションスペシャリスト 荒井琢氏は「コロナ禍で課題に感じている顧客が極めて増えていることを肌で感じる。『LINE WORKS』は社内コミュニケーションに加えて、社外コミュニケーションにも利用可能。例えば営業部門や店舗スタッフは対面や電話が主なコミュニケーション手段だったが、最近はLINE WORKSでつながるケースも増えてきた」と語る。

 LINE WORKSは国内8600万人超のユーザーを持つLINEと「兄弟関係」(荒井氏)にあり、監査ログをはじめとするセキュリティ機能や主たるチャット以外にも、掲示板や組織階層型アドレス帳、グループウェアやアンケートといった機能も備える。荒井氏は「現在25万社以上が導入。従業員がLINEユーザーであれば、操作方法を新たに学ぶ必要がない」と人気の理由を説明した。

 「社内システムへのアクセス改善」がリモートワーク環境に必要な要素と語るOkta Japanの渡邉氏は「(本要素は)従業員の生産性向上という観点でも重要な課題。リモートワーク時の社内システム利用は、以前ならVPN接続で社内ネットワークに接続し、プロキシ経由でインターネットにアクセスしていた。管理者の負担やネットワーク環境のコスト増が発生する」と指摘した。

 最後に本題である持続可能なリモートワークについて尋ねると、それぞれが以下のように各社の立場から回答した。

 「出社もリモートワークもメリットとデメリットがある。100%にこだわらず、局面や従業員の環境に合わせた柔軟な対応と、必要なツールをよきタイミングで導入してほしい」(弁護士ドットコム 降井氏)

 「ポイントは2つ。コロナ禍以降もリモートワークは浸透していくからこそ、より安価なコスト。もう1つは使いやすさ。システム導入時は全従業員が使うため、管理者に対する従業員からの問い合わせ対応などはリモートワークを阻害する。この2点を(システム導入時の)選定ポイントとしてほしい」(DONUTS 毛利氏)

 「コミュニケーションにまつわる課題はビジネスチャットで部分的に改善する。また、毛利氏と同じくコストは重要。LINE WORKSは無償プランも予定している」(ワークスモバイルジャパン 荒井氏)

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