自宅で勤務しているか、オフィスで働いているかに関わらず、現代のプロフェッショナルは会議に追われ続けている。誰にでも、こうしたミーティングには終わりがなく、意味がないように感じられたことがあるはずだ。
提供：Morsa Images/Getty
しかし、会議をそんな状態にしておく必要はない。この記事では、何人かのビジネスリーダーに、有益な会議を生み出すためのベストプラクティスについて話を聞いた。
1．目的を設定する
Merlin Entertainmentsの最高技術責任者（CTO）であるLee Cowie氏は、会議を開催する人は、その会議が必要な理由と、その目的を明確にしなければならないと述べている。
「その会議で何を達成するのかを考えるべきだ。何がゴールかを考え、会議の目的と期待される成果を具体的に示して、それに集中する必要がある。それが明確になっていれば、会議を前に進め、焦点を絞ったものにするのも簡単になる」と同氏は言う。
ロンドンレガシー開発公社（LLDC）のイノベーション担当ディレクターであるEmma Frost氏は、部下に対して、達成すべき成果が分かっていない限り、絶対に会議を開催してはならないと言っている。
「たとえ相手が『承認』ボタンを押すまでに5分間ほど検討しなければならなくなるとしても、人を集めるだけの正当な理由がなくてはならない。会議の招待メッセージには、その会議でどんな成果を出す必要があるかを必ず書くべきだ」とCowie氏は述べている。
2．参加人数をできるだけ絞る
会議の必要性について合意できたら、次は適切な人間だけが会議に参加するように注意を払うべきだ。
誰でも、そこにいる必要がない人まで参加していて、人数が多すぎる会議を経験したことがあるはずだ。そのような会議では、1人か2人が話を進めている間、他の人たちは取り残され、もっと有意義なことに時間を使いたいと考えていたりする。
Saïd Business Schoolの最高情報責任者（CIO）を務めるMark Bramwell氏は、会議の開催者が参加者を絞ることに失敗しているケースがあまりにも多いと話す。最善の参加者を集められなければ、ビジネス的に正しい判断を下せる可能性は低くなる。
「私は、参加者が多すぎる会議があまりにも多いことに気づいた」と同氏は言う。「多くの人は『とにかくXさんとYさんは呼ぼう。そこにいてもらわないと困る』などと言って漫然と人を集めている。しかし、それらの人たちは、本当はそこにいる必要がない場合が多い。私は、適切な参加者と適切な意思決定者だけがいるようにすることが成功の鍵になると考えている」
