アスクル、経理業務デジタル化と効率化で年間10万枚の紙を削減

NO BUDGET

2022-12-12 15:43

 アスクルは、同社の経理業務における電子帳簿保存法のスキャナー保存要件の対応および業務効率化において、SCSKとウイングアーク1stが提供した「電子帳簿保存法対応ソリューション」を活用した。SCSKとウイングアーク1stが発表した。

 電子帳簿保存法対応ソリューションは、SAPのERP(統合基幹業務システム)とウイングアーク1stの電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent 文書管理」、NTTデータ・イントラマート「intra-mart」のワークフローを活用している。

 今回の導入によりアスクルでは、出社が必須だった経理部門の経理業務がデジタル化され、決算時期のリモートワーク実施率が約50%に大幅アップした。さらに、経理部内で年間10万枚の紙の使用を削減した。また、年間180時間程度を要していた伝票印刷とファイリング、請求書原本の差替え業務が不要に。。さらに、紙ベースの業務に比べて経理部への伝票提出が締切期限の間近に集中することがなくなり、業務の早期着手、不備の早期発見につながったという。

 これらの成果に加えて過去の伝票をSAPシステム経由で閲覧できるようになり、倉庫での検索が不要で短時間に検索できるようになった。それ以外にも、外部の倉庫へ紙伝票を送付する作業がなくなり、半年に1回30時間の業務時間を削減したという。

電子帳簿保存法対応ソリューション概要
電子帳簿保存法対応ソリューション概要

 このソリューションでは、SAPとinvoiceAgent 文書管理、intra-martがリアルタイムかつシームレスに連携するAPIが開発・提供されている。これにより、伝票登記・承認・文書登録・伝票転記といった一連の業務フローを止めることなく、支払い承認まで進められるプロセスが実現している。

 また、SAP ERPユーザーから要望が多い「SAP伝票ロック」「SAP伝票と確証PDFのリンク」などの機能を開発・提供している。さらに、承認された伝票確証PDFファイルに自動的にタイムスタンプを付与した上で、日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の認証を取得した「invoiceAgent 文書管理」に保存し、伝票データを一元管理している。

 アスクルでは、これまで仕入れ先から受領する紙やPDFファイルの請求書が混在しており、紙の証憑台紙への押印と回付による支払い承認していた。

 リモートワーク推進でも経理業務のデジタル化が急務であり、併せて電子帳簿保存法のスキャナー要件への準拠も課題となっていたという。

 今後SCSKとウイングアーク1stは、承認ワークフローや証憑保管の電子化を短期間で実現するとともに、経理業務のペーパーレス化、内部統制強化、デジタル化を支援していく。またSCSKは、これまで培ってきたノウハウを集約し、SAP ERPの導入済みユーザー向けに電子帳簿保存法に必要な業務機能をテンプレート化し、「Add-Value for DX/電子帳簿保存法」として提供していく。

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