琉球大学は、「Microsoft 365」の運用支援ツール「AvePoint Cloud Governance」と「AvePoint Policies＆Insight」を導入した。AvePoint Japanが3月26日に発表した。
琉球大学は2015年10月からMicrosoft 365（当時の名称は「Office 365」）の学内提供を始め、2020年には新型コロナウイルス感染症の影響を受けて、大学と学生間のコミュニケーション手段として「Microsoft Teams」の活用を開始した。リモート授業のほか、学内の学会活動や学⽣のサークル活動などにも積極的に活⽤された一方で、ユーザーが自由にTeams内でのチーム（Teamsにおける複数ユーザーでの協働機能）を作成する状況が生じ、管理が煩雑化した。
琉球大学は、2023年10月にAvePoint Cloud GovernanceとAvePoint Policies＆Insightを導入し、使われていないチームの自動棚卸しやゲスト管理が可能となり、チーム作成については申請制に移行した。特にAvePoint Policies＆Insightの導入により、機密情報が含まれるファイルへのアクセス状況や、ゲストユーザーの活動状況のリスク分析が可能となり、「ゴーストゲスト」の自動検出と削除が実現した。
また、期間無制限のログ蓄積が可能となったことで、学内外とのコミュニケーションにおいてもTeamsの安全な使用を確保するためにログのデータを役立てる。限られたスタッフ数でも適切なMicrosoft 365の運用管理が可能となり、琉球大学では学内外でTeamsを効果的に使用する計画が進められている。
