弁護士ドットコムとNECは8月22日、自治体向けの文書管理支援において協業を開始したと発表した。この協業により、弁護士ドットコムが提供する契約マネジメントプラットフォーム「クラウドサイン」と、NECが提供する自治体向け文書管理システム「GPRIME文書管理」が10月から連携する。
この連携により、起案から作成、決裁、契約締結、保管管理まで、契約業務に関わる全てのプロセスを一括で電子化することが可能になる。これにより、従来の紙ベースでの手続きに比べて、大幅な効率化とコスト削減を実現できる。
両社の連携イメージ
費用の面では、印紙代、紙代、郵送代などを削減できる。特に、離島など地理的に離れた場所とのやりとりが多い自治体にとっては、郵送コストの削減効果は大きいとされる。また郵送時間、手続き時間、管理時間を削減でき、契約手続きが迅速化される。紙文書の保管スペースも不要になるとともに、契約書を自動で保存し、検索や閲覧を容易にすることで、管理業務の効率化とセキュリティ強化を実現できる。このほか、契約情報を蓄積・分析することで、契約業務の改善点を見つけ出し、さらなる効率化を図れる。
クラウドサインは電子署名法に準拠したクラウド型の電子契約サービス。契約の締結から管理、AIレビューまでを一気通貫で行うことができる。2023年には、汎用（はんよう）型電子契約サービスとしては日本初となる「マイナンバーカード署名」機能も開始した。
GPRIME文書管理は、起案・保管から決裁までを電子化し、自治体における文書のライフサイクルに沿った機能を提供している。多数の導入実績に裏付けされた、豊富な機能・優れた操作性、また公文書の適切な管理を促進する仕組みにより、行政事務の効率化に寄与する。
