例えば打ち合わせ場所を確認したい場合、「すみません、今ちょっといいですか？」と相手を呼び出した上で「打ち合わせの場所ってどこでしたっけ？」と聞くのではなく、「打ち合わせ場所ってどこでしたっけ？ 知っていたら都合のいいときに教えてください」と書けば、お互い精神的負担が減る。
デスクに付箋でメモを残すような感覚で、情報をできるだけ集約し、相手の返答の負担をできるだけ軽減する形でメッセージを送る。その上で、相手からすぐの返答を期待しないという慣習が広まれば、メッセンジャーはメールと電話の間くらいの立ち位置のいい便利なツールに変貌する。こうした使い方が定着すると、次にインスタントメッセンジャーがワークグループ間の情報共有の手段としても便利になる。
「すみません、今いいですか？」と呼びかけるのではなく、書き置きのようなメッセージを送ることで、相手の負担も軽減される。ソフトのとらえ方や話し方ひとつで、ソフトの利用方法が大きく変わる。知識を共有し、蓄積する
大抵のメッセンジャーにはグループチャット機能があるので、これを用いてワークグループのチャット部屋を開いておき、ウェブで見つけたプロジェクトに関係のあるニュースや、そのURL、思いついたアイデア、伝達事項などをそこに書き込んで共有できる。全員が毎日確認できない場合には、担当を決めてチャット内容をグループの社内ブログにまとめる、といった使い方をすればさらに効果的だろう。
グループチャットの部屋を用意すれば、グループで重要情報やニュース、アイデアの共有が簡単にできる。これはSkypeを使ってグループチャットしているところ。インスタントメッセンジャーは、会議や打ち合わせの手段としても有効だ。実際に顔と顔をつき合わせないと細かなニュアンスが伝わらないこともあるため、リアルに会って行う打ち合わせは重要だ。
