日本人相手ならどうしているでしょうか？ まずは、電話で何日までに回答しますと連絡しているのではないでしょうか。気の利いた文章である必要などありません。まずは少しでも早いタイミングでメールを入れることの方が大切なのです。大作メールを送信するまでに3日かかるのなら、当日にメールを出して回答は5日後の方が信頼度は上がります。例えば、こんな簡単なメールでもかまわないのです。
Hi, Jim!!
I've just received your e-mail. Well, I'll answer your questions by e-mail or FAX the day after tomorrow.
If you have any other questions, please don't hesitate to contact me.
Regards,
Eric
ちなみに、私なら話します。時差でオフィスにいなくても海外なら留守電になります。直接話すのがうっとうしい時には、あえて留守電になる時間にメッセージを残すこともあります。電話をした上で、同じ内容でメールもします。基本的に、文字（メール）より声（電話）の方が相手に強い印象を与えます。より深い関係を構築したいのであれば、選ぶべきコミュニケーション手段の順番は「1．直接話す、2．電話で話す、3．メール」となります。英語に少しでも自信が出てきたら、まずは電話にチャレンジしてください。例え電話するは必要なくてもです。
重要なのは、
- いつまでに回答するのかをできるだけ早いタイミングで相手に伝えること
- 文字の証拠を残すこと
です。日本人の言葉が不自由なのを利用するズルイ奴もいますので、文字はEvidence（証拠）として残しましょう。欧米では以心伝心よりEvidenceです。Meeting minutes（議事録）をしっかり残すのもそういう理由です。会話で論破できない日本人は、まずEvidence残しましょう。
とにかく、メールに関しては「もらったメールは絶対に1日以上放置せず何らかの返信をする」を鉄則にしましょう！
