簡単な要件と連絡先を確認
電話をかけてきた相手が誰と話したいのかわかったら、次はその担当者につなぐだけ。「少々お待ちください」という表現はいくつもありますが、「One moment, please」や「Hold on, please」でいいでしょう。
さて、担当者がその場にいればそこで電話から解放されますが、担当者がいない場合、きちんとメモが取れるかどうかは別にして、とりあえず要件を聞いてみましょう。その時には、
- Would you like to leave a message? （何かメッセージをお伝えしましょうか？）
と言って、相手があまりしゃべらないよう祈りましょう（笑）
もしくは、
- May I ask what your call is regarding? （ご用件を伺ってもよろしいですか？）
と聞くこともできますが、堅苦しい表現ですし、こう言ってしまうとガンガン話されてしまう可能性が高くなります。要件に関しては、きちんとメモが取れれば一番ですが、詳細まで話されても担当者でないとわからないケースが多いですからね。なので、ここで重要なのは電話をかけてきた人の名前と連絡先をきちんとメモすることなのです。
さて、肝心の「電話をかけてきた人の連絡先」ですが、このように切り出してみてはいかがでしょうか。
- Mr.〜（電話の相手の名前）, I will call his （担当者が女性の場合はher） mobile phone right away, and ask him to get back to you. Could I have your phone number or your email address? （〜さん、今からすぐに担当者に電話して、折り返しご連絡するようにします。お電話番号かメールアドレスを教えていただけますか？）
担当者が電話をかけてきた相手に連絡できるようアレンジできればあなたの仕事は完了です。あとは担当者にメモを渡して任せるだけ。要件は本人が確認するでしょう。もちろん要件もメモできれば完璧ですが、要件を自分なりに解釈しようとして時間を無駄に過ごすより、できるだけ早く担当者に連絡を入れるべし。ちなみに、携帯電話のメールは届くまでに時間がかかることがあるので、携帯電話会社が同じならSMSがお勧めです。文字数は少なくなりますが、確実に相手にメールが届いていることが分かります。
終わりよければすべてよし
今までの表現で、何か格好良く対応ができていると思いませんか？ 終わりよければすべてよし、最後もさりげなく決めましょう。
- OK, Mr.〜. Thank you for calling. Bye. （では〜さん、お電話ありがとうございました。それでは失礼します）
「OK」という言葉や相手の名前を言うのは、間合いのようなものです。何となく最後に妙な沈黙になった時にも意外と引き締まります。
その他の表現も覚えよう
ほかにも、いくつか覚えておくと便利な表現があるのでここでまとめておきます。
- He is not at his desk. （ただ今、離席中です）
- He's out now. （外出中です）
- He's off today. （お休み中です）
- He's on a business trip. （出張中です）
また、相手の声が聞き取りにくいときは、
- Excuse me but I can't hear you very well. Could you speak up?（すいませんが聞こえにくいので、もう少し大きな声で話していただけますか？）
と言えばいいでしょう。
先ほど、相手の名前をメモすることが非常に重要だと述べましたが、その際、電話越しにつづりを聞いても「V」と「B」や、「S」と「F」など、聞き分けにくいつづりが出てくることがあります。そんな時、先方から「V for Vietnam」「S for Sam」といったように、国名や人の名前で補足することがよくあります。これを習って、自分の名前のつづりはすべて国名などの頭文字で言えるようにしておくと役に立ちます。特に日本人の名前は外国人にはわかりにくいですからね。
