会議資料を効率的に共有するには--「Google Apps」活用法

Andy Wolber (Special to TechRepublic) 翻訳校正: 川村インターナショナル

2014-05-20 07:30

 効果的な会議は変化をもたらす。参加者は学び(情報の変化)、決定する(計画の変化)。学びや意思決定は、スタッフ会議から販売会議、取締役会まで、あらゆる状況で発生する。

 正式な会議では、3種類の文書を使うことが多い。アジェンダは、議論や決定が必要な事項を特定するものだ。議事録は、会議の場で共有された情報や、行われた決定を記録したものだ。それ以外は広く補助資料と呼ばれることが多い。

 正式な会議では、これら3つ全てが個別の文書になっている。参加者は、会議開始前にアジェンダについて同意している。補助資料は、事前に配られるものと、会議中に配られるものがある。誰かが議事録を取り、後日配布される。


 会議の運営を紙ベースで行えば、こうした文書の印刷と配布に時間(そして費用)がかかる。しかし、「Google Apps」はこれよりも優れた選択肢をもたらしている。デジタル化だ。そうすれば、会議資料の印刷と配布の費用をなくすことができる。

 会議の中には、アジェンダと議事録、補足資料を分ける必要がないものもある。その場合、「Google Docs(Googleドキュメント)」による文書が1つあれば十分かもしれない。アジェンダを作成しておいて、そこへ会議中に補足情報(あるいはリンク)を追加し、重要な情報や決定を記録する。

 この記事では、会議資料のデジタル化を成功させるための6つのヒントを紹介する。

1. Google Docsのドキュメントを会議ごとに作成する

 会議のドキュメントの名称には、一貫性のあるタイトルと日付を含めるようにする。こうすることで、ドキュメントを探すのがはるかに簡単になる。例えば、「スタッフ会議」「プロジェクト進捗会議」「製品チーム会議」というタイトルと、「年月日」という国際的に標準的な日付表記を組み合わせる。結果として、ドキュメントのタイトルは「スタッフ会議-20140423」や「プロジェクト進捗会議-20140430」「製品チーム会議-20140724」となる。このように名前を付けておけば、検索しやすくなる。

2. ドキュメントを適切なフォルダに移動する

 同じように将来的に参照しやすくするために、ドキュメントをGoogle Docsのフォルダ(1つまたは複数のフォルダ)に移動しておこう。念のために言うと、1つのドキュメントは複数の場所に「移動」できる。こうしたリンクは全て、同じドキュメントにつながっている。

 例えば、ある週次スタッフ会議で緊急時対応計画を扱ったとする。その日のドキュメントは「スタッフ会議-20140423」という名称になり、あなたはこのドキュメントを「週次スタッフ会議」フォルダと「緊急時対応計画」フォルダの両方に移動させる。

 ドキュメントを移動させるには、drive.google.comのリストでそのドキュメントを探す。ドキュメントの左にあるチェックボックスを選択してから、ファイルのリストの上にある「その他」を選ぶ。次に、「移動先」を選択する。フォルダのリストが表示されるので、Ctrlキー(図A)を押しながら移動先のフォルダを選択する(複数のフォルダを選択可能)。


図A:Ctrlキーを使って、1つの会議のドキュメントを複数のフォルダに移動する。

ZDNET Japan 記事を毎朝メールでまとめ読み(登録無料)

ホワイトペーパー

新着

ランキング

  1. ビジネスアプリケーション

    改めて知っておきたい、生成AI活用が期待される業務と3つのリスク

  2. ビジネスアプリケーション

    Google が推奨する生成 AI のスタートアップガイド、 AI を活用して市場投入への時間を短縮

  3. セキュリティ

    「2024年版脅威ハンティングレポート」より—アジアでサイバー攻撃の標的になりやすい業界とは?

  4. セキュリティ

    まずは“交渉術”を磨くこと!情報セキュリティ担当者の使命を果たすための必須事項とは

  5. クラウドコンピューティング

    生成 AI リスクにも対応、調査から考察する Web ブラウザを主体としたゼロトラストセキュリティ

ZDNET Japan クイックポール

所属する組織のデータ活用状況はどの段階にありますか?

NEWSLETTERS

エンタープライズコンピューティングの最前線を配信

ZDNET Japanは、CIOとITマネージャーを対象に、ビジネス課題の解決とITを活用した新たな価値創造を支援します。
ITビジネス全般については、CNET Japanをご覧ください。

このサイトでは、利用状況の把握や広告配信などのために、Cookieなどを使用してアクセスデータを取得・利用しています。 これ以降ページを遷移した場合、Cookieなどの設定や使用に同意したことになります。
Cookieなどの設定や使用の詳細、オプトアウトについては詳細をご覧ください。
[ 閉じる ]