会議資料を効率的に共有するには--「Google Apps」活用法 - (page 2)

3. ドキュメントを参加者と共有する

　会議の参加者全員がアクセスできるように、作成したドキュメントの共有設定を変更しよう。セキュリティを最高レベルにするには、各参加者がGoogle Accountでログインする必要がある。最もアクセスしやすくするには、「リンクを知っている全員」がアクセスできるような共有設定にする。

　さらに、会議参加者がドキュメントの「閲覧」、ドキュメントへの「コメント」「編集」を行えるかどうかの設定を選択する。小規模で密接に連携しているチームの場合は「編集」が最適な設定だろう（なお、ドキュメントの作成者はいつでもGoogle Appsでの編集の閲覧、追跡、取り消しができる）。大人数のグループで継続的な問題を扱っている場合、「コメント」設定が賢い選択かもしれない。

4. 「Google Calendar（Googleカレンダー）」でのイベント作成：ゲストを招待し、ドキュメントを添付する

　会議ごとにGoogle Calendarのイベントを作成し、参加者全員の電子メールアドレスをカレンダーの招待リストに追加しよう。参加者は招待状を受け取る。そして参加者が返事をすれば、あなたは少なくともだいたいの参加人数を把握できる。

　カレンダーの招待状に、会議のアジェンダのドキュメントを添付しよう（図B）。招待状には、会議用のほかの補助資料も添付できる。受信者が招待状にある「詳細」を選ぶと、アジェンダのドキュメントやほかの補助資料が表示される。

図B：カレンダーのイベントにゲストを招待し、会議のドキュメントを添付する。

　会議用のドキュメントをカレンダーのイベントに添付すれば、将来的にドキュメントを参照するのが簡単になる。カレンダー上の会議開催日を見れば、必要なドキュメントがそのイベントにリンクされているからだ。

5. 会議中に編集する

　会議中にドキュメントを編集しよう。ノートPC（「Chrome」ブラウザ）、タブレット、スマートフォン（「Google Drive（Googleドライブ）」アプリ）から編集できる。重要な情報や決定をドキュメントに記録しよう。どちらも分かりやすく記録することを心がける。

　念のために言うと、ほかの人がコメントや編集をできるようにしておくと、その人たちはドキュメントに自分の意見を追加できる。たとえ会議中には発言していなくても。

6. 会議後にドキュメントのリンクを共有する

　会議終了後は少し時間を取って、最終的な編集を完了し、そのドキュメントで「次のアクション」（誰が、いつ、何をするか）が明確になっていることを確認しよう。各参加者がドキュメントに目を通して、「アクションアイテム」を自分の作業リストに移せるようにしておくべきだ。

　会議のドキュメントへのリンクを会議参加者と共有しよう。自分のブラウザ上で、「ファイル」から「共有」を選択して、表示される共有リンクをコピーする。あるいは、参加者全員がドキュメントの共同編集者の場合、「ファイル」から「共同編集者にメール」を選択して、メッセージを入力し、「送信」をクリックする。

最終目標：全員が迅速に行動する

　ドキュメントを共有することで、会議中の議論や意思決定、協力が促進されるだろう。

　ただし結局のところ、生産的な会議というのは、参加者が準備を整えて臨み、積極的に関与し、会議が終わるときには目的と行動を全員がはっきりと理解することで実現するものだ。Google CalendarやGoogle Doc、Google Driveはそのプロセスを支えるが、それを成功させるのは参加者である。