社内フローを効率化する事務処理改善--脱Excelで脱属人化、社外でも申請書確認 - (page 2)

齋藤瞳 (MOVED)

2021-03-31 07:00

社外でも見積書を承認--ワークフローがスピードアップ

 例えば見積金額が100万円以上だったら、上長の承認が必要など、申請承認のプロセスが必要だとします。

 Excelなどで営業スタッフが個別に管理していると、見積もりの承認をもらうために会社に戻り、さらに上長が不在だったら承認が下りるまでに時間がかかってしまうでしょう。

 kintoneの「プロセス管理」機能を活用すれば、外出先でも見積書の確認、承認が可能となり、ワークフローをスピーディに回すことができます。

図3 図3
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「リマインド」機能で作業漏れやミスを無くす

 繁忙期で作業量が増え、「請求漏れが発生してしまった!」なんてことはありませんか?

 kintoneでは「受注予定日の7日前」「請求予定日の1日前」といった日付データをキーにして、自動で担当者へ通知が届くように設定することができます。

 例えば、受注予定日の1週間前になってもステータス(進捗状況)が見積中や進行中のままになっている案件があれば、商談担当者に「受注見込みを再確認してください」と通知をする。あるいは、請求予定日を過ぎてもステータスが「請求済」になっていない案件があれば「請求処理を行ってください」などと、次のアクションを促すメッセージとともに、担当者へリマインド通知を送付できるのです。

 メールやスマホへ通知できるので、常にkintoneをチェックしていなくても、通知を見逃さずに作業漏れを防ぐことが可能です。

図4 図4
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見積書作成からメール送信まで--連携機能でスピーディに

 kintoneには、連携サービスというkintoneをさらに便利にするサービスが存在します。

 例えば、「プリントクリエイター」を導入すれば、kintoneに登録している社名や金額などの情報を活用し、マウスのみで簡単にオリジナルの帳票が作成できます。

 kintoneから見積書の印刷もできますが、レイアウトにこだわりたい、押印まで電子化したい場合にはおすすめのサービスです。

 また「kMailer」を導入すると、kintone上で管理しているメールアドレス宛に、kintone内のデータを自動引用したメールを自動、予約、手動のいずれでも送ることができます。

 ボタンを2、3回クリックするだけで、見積書作成、押印、顧客への送信ができるわけです。

 実はMOVEDでもkintoneとこれら連携サービスを業務内容に合わせて活用しています。全員がフルリモート勤務にもかかわらず、スピーディな見積請求を実現できている秘密はここにあります。

*****

 いかがでしたか? 

 本記事では総務部門で発生する様々な課題を例にしましたが、もしかすると担当者自身はこのような課題を感じつつも“日常の作業”となってしまっていて、「困っている」「無駄がある」とは思っていないかもしれません。しかし、小さな環境変化や業務フローが変わるたび、少しずつ見えない無駄が発生してしまうものです。

 kintoneの導入と同時に業務を整理し、情報を見える化することで、隠れていた無駄や改善点を見つけることができるでしょう。

 そしてkinoneなら、業務改善のアイデアをすぐにシステムに反映し、自社にとって最適な仕組みを構築することができるのです。

(第5回は4月中旬にて掲載予定)

齋藤 瞳(さいとう ひとみ)
MOVED 業務改善アドバイザー

福島県のソフトウェア開発会社でプログラマー・SEを経て、ITコーディネータとして中小企業の様々なIT導入を支援。場所にとらわれない生き方、働き方を目指し2019年にMOVEDにジョイン。
現在は働き方デザインチームで業務改善支援、サイボウズ製品研修事業「クラウドユニバーシティ」の運営に携わっている。

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