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社内フローを効率化する事務処理改善--脱Excelで脱属人化、社外でも申請書確認

齋藤瞳 (MOVED)

2021-03-31 07:00

 総務部門は、人事や労務、勤怠管理をはじめ、契約書などの文書管理、消耗品や備品の調達、企業によっては見積りや請求業務まで、担当する業務の範囲も広く、多くの情報を管理しなければなりません。

 これらの業務をExcelで管理していると、担当者の属人的な業務になったり、ミスや無駄が発生したりすることも多いのではないでしょうか。

 例えばこんなお悩みはありませんか?

  • 業務が属人化しており、担当者が不在だと進捗状況が分からず、作業が進まない
  • 申請~承認プロセスに時間がかかり、スピーディに処理できない
  • 社内フローが統一されていないため、作業漏れやミスが発生してしまう

 業務アプリを構築できるクラウドプラットフォーム「kintone」を活用すれば、このような総務部門にありがちな悩みを解決し、社内フローを効率化し事務処理を改善することが可能です。案件管理を例に、実際に改善方法を見ていきましょう。

脱Excelで脱属人化--進捗状況をリアルタイムに把握

 Excelで管理していた案件情報を、kintoneを使って社内で共有すれば、これまでバラバラになっていた案件情報を一元管理できます。

 担当者から情報を収集、まとめる作業も不要になり、担当者が不在でも最新の進捗状況を常に把握できるようになります。

図1 図1
※クリックすると拡大画像が見られます

 さらに「アプリアクション」という機能を利用すると、指定したアプリにレコードのデータを転記できます。

 この機能を使えば、案件管理アプリに登録している顧客の情報や注文内容を、見積りを管理するアプリへ自動的に転記し、見積書を作成できます。

 Excelでありがちな転記ミスを防ぐとともに、入力の手間も削減できます。

 同じ仕組みで、請求を管理するアプリへ自動で転記し請求書まで発行すれば、引き合いが発生したその日のうちに見積書や請求書を発行することも実現できるでしょう。

 顧客と商談中に、その場で見積書を作成してお渡しする、なんてこともできてしまうのがkintoneの魅力ですね。

図2 図2
※クリックすると拡大画像が見られます

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