肥後銀行は、DXプラットフォーム「BtoBプラットフォーム TRADE」「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入した。提供元のインフォマートが発表した。
BtoBプラットフォーム TRADEは、企業間の商取引に必要な見積・発注・検収・請求といった業務を一つのクラウドで管理できる。BtoBプラットフォーム 請求書は、発行する請求書だけでなく、受け取る請求書や支払金額の通知など、多様な請求業務のデジタル化に対応可能。時間・コスト・手間のかかる請求業務を改善し、ペーパーレス化や経理部門のテレワーク実現を後押しする。
同行の総務部 資産管理グループは、店舗修繕工事関連の業務において月間約1000枚の書類を全てデジタル化して業務負担を軽減したほか、取引先のペーパーレス化にも貢献したという。
カーボンニュートラルの推進に当たり同行では、ペーパーレス化を重視したことがきっかけで、紙の書類のデジタル化を検討することになった。見積依頼から発注、請求書のやりとりまでの一連の業務フローをクラウド上で完結できることも期待していた。その後、8社のシステムを比較してコスト面と操作性、機能の充実、汎用性を総合的に判断し、今回の導入に至ったという。
今回の導入でペーパーレス化が実現し、過去の工事と見積金額を比較する際、過去のファイルを改めて探す必要もなく、業者や支店ごとなど、すぐに検索できるようになった。紙の場合は、見積書と請求書の金額の突き合わせなど確認作業に時間を取られていたが、現在はBtoBプラットフォーム上で確認できるため、件数が多い場合でも処理の負担が減ったという。
また、書類や図面も取引業者からBtoBプラットフォーム TRADEに送ってもらえるので、同ソリューション上で書類管理を完結できるようになり、確認の抜け漏れもなくなった。加えて、業者に紙の請求書を送付するよう催促したり、持参するように依頼したりすることもなくなった。
同行の支店は熊本県内に約110店舗あり、修繕要望は平均で月200件ほど発生していた。従来は業者との見積もりや発注のやりとりは電話と紙で行っており、工事完了報告書は平均して1件当たり約5枚、月に約1000枚の紙の書類が発生していた。
工事の進ちょく管理は、修繕要望があった段階で、総務部の担当者が自身の案件管理表の「Excel」に支店名、工事内容、依頼先業者名などを記入し、正式発注後は資産管理グループと共有の案件管理表のExcelに依頼内容を記入していた。だが、軽微な工事や緊急を要する工事は、支店から要望を受けてすぐに業者へ電話で発注するため、誰がいつどの業者に発注したのかを部署内で一元管理できず、課題となっていた。
修繕工事費用は、締日から5営業日後に支払っているが、締日が近づくと請求書の送付を催促することが頻繁にあった。特に期末については、決算内容に影響があるため、業者に直接持参するよう依頼することもあり、業者にとって負担になっていたという。
