新型コロナウイルス感染症のパンデミックが原因で何カ月もオフィスを離れていたとき、できなくなって誰も寂しく思わなかったことの1つが、会議だ。もちろん、ロックダウン中にその空白を埋める方法が見つかり、「Microsoft Teams」や「Zoom」での立て続けのビデオ会議に長い時間を費やすようになった。
ハイブリッドワークの時代となった今、多くの人が対面とバーチャルを組み合わせた会議に出席している。このような会合には有益なものもあるが、多くは全くの時間の無駄だ。
では、無駄な会議をどのように断ればよいのか。5人のビジネスリーダーにベストプラクティスのヒントを聞いた。
1. その会議に価値があるのかを問う
パンデミックの発生によってオフィスを離れた従業員の多くは、在宅勤務で生産性が大幅に向上することに気づいた。
女性向けライフスタイルブランドHushでデータ責任者を務めるBrad Woodward氏は、アフターコロナ時代のハイブリッド型勤務形態に生産性のギャップが根強く残っている、と語る。
「私は週に2日出社しているが、仕事を処理するという点では、オフィスで仕事をする2日が最も生産性が低いと思う」。Woodward氏はこのように述べた。
「オフィスにいるときや、会議に参加しているときは、人が話しかけてくる。給湯室にコーヒーを入れに行けば、しばらく話していなかったため、おしゃべりをすることになる」
こうした近況報告で仲間意識が強まることがあるが、仕事に費やす時間が減る可能性もある。Woodward氏によると、オフィスでの時間の使い方について、はっきりと区切りをつけることが極めて重要だという。
「数社の企業で働いたが、会議文化は本当に大きく異なる。Hushの会議文化はそれほど悪くないが、私の方針は明確だ。誰かが私の予定表に会議を入れたら必ず、自分が出席する必要があるかどうかを疑う」とWoodward氏。
「その会議に価値はあるのか。ないと感じたら、必ず疑問を投げかけてこう言う。『本当に私が出る必要があるのか。私は本当にこの会議で重要なのか。私の時間を有効に使えるのか』」
2. 意識的な会議文化を構築する
albelli-Photobox GroupのエンジニアリングディレクターAlex Hibbitt氏によると、会議の価値をめぐる議論は「職場における永遠の課題」だという。
Hibbitt氏は、写真制作を専門に手がけるalbelli-Photoboxには「意識的な会議文化」があると述べた。これは、オフィスで許容される会合についてのガイドラインが定められていることを意味する。
「すべての会議を実りあるものにしようと努めている」とHibbitt氏。「基本的に、議題や目的を設けるようにしている。背景を考慮せず会議を繰り返すことは避けるよう努めている」
albelli-Photobox Groupは2022年後半に英国とオランダの企業が合併して誕生した。国柄の違いによって課題が生じる可能性があると考える人もいるが、Hibbitt氏は、さまざまな考え方が交わることで社内の意識的な会議文化が強化された、と語る。
「英国とオランダの組織であることが、その点で大いに役立った。『この会議は自分には当てはまらないと思う』と発言するのは、オランダ人の同僚にとっては何の問題もないが、英国人の従業員にとっては、以前は少々気まずいことだったかもしれない」。Hibbitt氏はこのように述べた。
「今ではそれが当たり前になり、多大な成果が出ている。私は出席するすべての会議が有益だと思いたい。最近の私の経験では、うわべだけの会議はほとんどない」
