プロフェッショナルであれば、そのカレンダーにはさまざまな会議の予定が書き込まれているはずだ。しかし、会議によって多くの時間が奪われる、あるいはそもそも参加する必要のない会議があるという点で、生産性を低下させる原因になっている場合もしばしばだ。しかしMicrosoftは会議の最適化を望むユーザーに対し、人工知能（AI）が力になると述べている。
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最新の「Microsoft Work Trend Index」レポートによると、生産性の向上を阻む最大の敵は「非効率的な会議」だと捉えられているという。このためMicrosoftは新たなブログ投稿で、会議にまつわる落とし穴を洗い出し、「Copilot」をはじめとするAIツールがいかに役立つかを説明している。
1. 会議の内容をキャッチアップできる
重要な会議に遅れないようにしていたものの、開始時刻に間に合わなかったという経験は誰しもが持っているはずだ。あわてて会議に参加しても、何を聞き逃したのかも分からず、疑問点があっても既に回答されているかもしれないために気後れして質問もできないという状況ほどひどいものはない。あるいは、会議の最中にぼんやりして重要な情報を聞き逃すということもあるだろう。
「Microsoft Teams」のCopilotは会議の重要なポイントをリアルタイムで総括できるため、こうした状況で発生する情報格差を緩和し、皆と同じ認識を持てるようにしてくれる。それでもまだ不明瞭なところがある場合、議事進行を乱すのではなく、Copilotに質問を投げかけて情報を求めるのもよいだろう。
2. 全ての会議に出席せずに済む
1日の予定が完全に埋まってしまうくらい会議が増えてくると、欠席する会議を選ばなければ自らの作業を完了できないという状況に陥る場合もあるだろう。そういった場合でも、誰かの覚え書きに頼ったりせず、また、情報を完全に見逃してしまう心配をしなくても済むようになる。
Copilotを用いることで、会議での覚え書きや、フォローアップ作業の示唆を自動的にまとめた総括が手に入るようになる。また3月には、Teams上で会議を録音するよう主催者に促す、「フォロー」というオプションも提供される。これによりユーザーは会議が終了した後、総括とともにその録音にアクセスできるようになる。
