国立大学法人の北海道大学、室蘭工業大学、帯広畜産大学、旭川医科大学の4大学は、各大学における物品購買業務に伴う一連の事務処理を支援するSaaS型の電子購買システムの共同利用を、4月1日から本格的に開始した。
4大学は同システムを活用し、物品購買業務の効率化と内部統制の強化を目指す。北大と、システムを提供する日立製作所が4月27日に発表した。
4大学ではこれまで、教員など物品の購買希望者が品名や型名、金額などの情報を、各大学が運用していた購買システムに手入力し、出力した帳票を事務職員に提出する形で購買を申請していた。入力ミスや記入漏れなどによる修正作業が必要になる場合があり、物品購買業務の効率化が課題となっていたという。
今回の新購買業務システムでは、物品購買業務に必要となる物品選択、注文依頼、決裁、発注、検収などの一連の事務処理を電子化し、業務の効率化を実現。
具体的には、プルダウンリストから物品に関する情報を入力できるため、購買希望者による手入力の作業を削減するとともに、決裁処理履歴などをシステム内に保存することで、物品購買業務の透明性を確保する。
また、物品発注時の支出データは、各大学が運用する財務会計システムと連携されるため、正確な支出管理が可能となり、物品購買における内部統制を強化できる。
さらに、同システムは、4大学が任意の物品を登録して専用の電子カタログを作成、共有できる「プライベートカタログ機能」を有しているほか、システム連携により外部の通信販売ウェブサイトも利用できるため、短時間での物品を選択できる。
4大学が集約して購買することで、ボリュームディスカウントも期待でき、物品提供事業者と単価契約を締結した際にはプライベートカタログ上に反映できる。
プライベートカタログや利用可能な通信販売ウェブサイトの拡充など、同システムの機能強化に取り組み、さらなる学内の運営効率化を積極的に進めていく考えだ。
なお、システムは日立製作所が業務システムクラウドとして提供する「TWX-21 MRO集中購買サービス」を活用して構築。日立のクラウドサービス拠点である「Hitachi Cloud センタ」から提供される。
日立が提供するクラウドサービスを共同利用することにより、システムの導入や運用に必要となるコストやシステムの運用負荷を低減できる。
システムの利用概念図
