本記事では、IT予算の編成時にしでかしてしまいがちな5つの過ちを解説する。翌年の予算を編成する際には、これらの落とし穴にはまらないよう注意し、深刻なリスクや意図せぬコスト増を招かないようにしてほしい。
予算編成の時期には、新たなITプロジェクトがどの程度認められるか、あるいは次年度の会社運営コストやリソースの配分を決める際に他部門と比べてどの程度優先されるのかによって、希望が生まれたり、失望感に打ちのめされることになる。
また、予算編成の過程には、IT部門のリーダーをくじけさせるさまざまな要因がある。例えば、技術に疎い業務ユーザーに対してITプロジェクトの説明を行うのは大変な作業だ（仮想化やクラウドコンピューティングの説明で苦労した経験を思い出してほしい）。さらに、今日のスリム化された企業環境では、長期にわたって固定費が必要となるような大規模な投資案件を提案したり、IT要員の生産的作業に従事する時間を削ることにもなる講習の費用を要求したりするのは容易ではない。
以下では、予算編成時にITリーダーを待ち受ける落とし穴のうち、最もよく見かけるものを5つ挙げるとともに、そうした落とし穴を避ける方法について解説する。
＃1：クラウドに関する長期的な出費予想を見誤る
クラウドベースのアプリケーションには、初期コストが発生せず、必要に応じて拡張や追加契約が可能であるというメリットがある。これは、四半期ごとに企業の業績を評価する、あるいは財務上の何らかの目標を達成する必要が出てきた際に備えて予算構成がどの程度柔軟なのかを押さえておきたいというニーズを抱えている最高財務責任者（CFO）にとってうれしい話だ。またIT予算担当者も、支出と企業運営を直接関連付け、その時々に応じて裁量で対応できるようなシナリオを提示できれば、多少は気軽に予算編成会議の場に臨めるようになるはずだ。
しかし、特定アプリケーションに対する完全かつ長期的な統制を得るのが目標である、またそのアプリケーションを長年にわたって企業ITの柱にしようとしているのであれば、自らとCFOのために、サードパーティーに対して支払い続けることになるレンタルコストを見積もっておくべきだろう。こういった資産に対する支出は固定費として償却でき、長い目で見るとよりコストを抑えられる可能性がある。
＃2：訓練への投資を十分に行わない
訓練費用は裁量的支出であるため、予算編成上は第2四半期や第3四半期に、あるいは少なくとも、通年の業績が好調なものになると企業が判断できる時点まで先送りされるのが一般的だ。
ITスキルを有した人材が不足している現在の情勢では、訓練の先送りや取り止めは大きな損失となるはずだ。最高情報責任者（CIO）や、その配下のリーダーシップチームはマネジメントに対して、IT要員を訓練し、備えておくことの重要性を訴え続け、自社が採用しようとしている新たなテクノロジに対する取り組みをスムーズに進められるようにしておく必要がある。訓練への投資と、自社に必要だと判断した新たな技術との関係がIT部門以外の幹部たちにも伝われば、訓練の役割について容易に理解してもらえるようになるはずだ。
予算編成会議では、提案しようとしている訓練で身につくスキルについて、そしてその成果が企業の業績にどのように貢献するのかについて議論できるよう準備を進めておいてほしい。
