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パシフィコ横浜、業務管理に「Backlog」--チャットと併用、属人化を防止

藤代格 (編集部)

2020-06-24 07:15

 会議、展示場などを運営する横浜国際平和会議場(横浜市西区、従業員数65人)は、プロジェクト管理サービス「Backlog」を導入。個人に依存したタスク管理、メール中心のコミュニケーションから移行したという。6月22日、サービスを提供するヌーラボ(福岡市中央区)が発表した。

 横浜国際平和会議場(通称パシフィコ横浜)は紙の書類のほかに保存ルールのあいまいな共有フォルダを中心に業務を管理。コミュニケーションは口頭のほかメールを活用し、1日100通以上を送受信していたという。

 担当者、期日、履歴といったメンバー内業務の可視化、コミュニケーションの迅速性などに加え、ワークフロー効率化、異動時の引き継ぎなどへのナレッジ活用を課題としていたという。新規事業も立ち上がり、従来のアナログな手法では管理しきれなかったとしている。

 新型コロナウイルス感染症に伴う緊急事態宣言後、2週間でネットワークを整備。テレワーク体制に移行し、Backlogの全社導入が一気に進んだという。チャットサービスと併用し、タスク管理とリアルタイムでのコミュニケーションに棲み分け。社内外で約20アカウントを活用していると説明。

 共通のタスク管理ツールの導入で、個人に閉じていた業務進捗を可視化。情報のブラックボックス化、属人化を防ぎ、“履歴が残らない、担当者がわからない、期日がわからない”という課題を解消したという。

 導入して日が浅いため、導入担当による課題の書き込み、メンバーへの割り振りなどの代行運用も実施。「Backlogはデジタルふせんです」など、ツール、機能をわかりやすい言葉に置き換えて説明するなど工夫しているという。

 紙でなくデータ管理となったため、スケジュール遅延、タスク漏れを対策。意識がメンバーに根付きつつあるとしている。

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