チームをつないで、タスクを可視化--プロジェクト管理ツール「Backlog」とは

鍋島理人（Innerstudio）

2021-01-25 07:15

　チームの生産性を高めるためのツールとしてビジネスチャットとともに注目されているのが、タスクを可視化し進捗を管理するツールだ。特にテレワークを推進する企業や、複数のステークホルダーが協業するデジタルトランスフォーメーション（DX）では、チームのタスク管理は非常に重要だ。

　本連載では、チームのタスクを管理するプロジェクト管理ツール「Backlog」を題材に、チームワークを円滑にするための機能やユースケースを紹介する。第1回は、改めてBacklogとはどのようなツールなのか、概要を紹介する。

なぜ今タスク管理なのか

　昨今、業務を進める上でチームのタスク管理の重要性が改めて注目を集めている。生産性向上や働き方改革の流れに加えて、新型コロナウイルス感染症のパンデミックによって、テレワークが急速に普及したことが理由としてあげられる。従来のタスク管理は、定例の進捗会議を中心に、メールやチャットなどで管理されることが多かった。しかし、これらの方法は以下のような課題を抱えている。

タスクの依頼や確認が曖昧になりがちで、いつまでに、誰が、何をするのかが明確ではない
複数のタスクの会話が混線し、チームのメンバーが増えるほど進捗を追いかけるのが難しくなる
口頭での依頼は記録に残らず、メールやチャットによるやり取りは流れてしまいがち

　より複雑な業務の場合、スプレッドシートによる工程表などを作ることが多い。しかし、この方法にも問題がある。

形式が不揃いで、各人によって記入の粒度や解釈がまちまち
各人の記入ミスや表のカスタマイズの結果、定期的にメンテナンスをしないと、書式が崩れて見づらくなる

メールとスプレッドシートの問題

　これらの問題は、メンバーの認識のズレやスケジュールの遅れ、引いては成果物の品質にも影響し、チームのタスク管理を破綻させる。その結果、遅れを取り戻すためのオーバーワークや、ミーティング回数の増加を経験された読者も多いのではないだろうか。

　テレワーク下では、オフィスのようにお互いが何をしているのかを直接把握することができない。そのため、タスクの明確化、進捗の正確な記録と把握はさらに重要となる。

　加えて、新規事業やDXプロジェクトでは、複数の部署や企業のコラボレーションが必要となる。進捗の不透明さや形式の不一致による認識のズレは、より一層深刻な問題を引き起こしうる。さらに組織感のセキュリティポリシーの違いなどに起因する、ファイルやドキュメントなどの情報共有におけるトラブルも、しばしばチームワークの障害となる。