個人参加型の機能を強化
これらのニーズを元に、商船三井のグローバルポータル構築プロジェクトは、2007年3月に発足した。大手ベンダーのポータルサービスやナレッジマネジメントシステムなどを比較検討した結果、同年10月にドリーム・アーツの「INSUITE Enterprise」（以下、インスイート）の採用を決定。翌2008年5月に、「MOL Group Information Portal」（MIP）と名付けられた新たなグローバルポータルを立ち上げた。
MIPでは、企業理念、安全運航情報など会社のポリシーを掲載しグループ全員に明確に浸透させるとともに、コミュニケーションを促進するため、共有アドレス帳に顔写真を入れ、役職や担当業務の概要などを掲載した。また、ユーザーが所属組織のフォルダに自分でアクセス権限を設定し、自由にファイルをアップロードして共有できるようにするなど、個人参加型の機能を強化している。
さらに、これまで一元管理されていなかったグループ会社の社員情報を把握するため、全ユーザーに個別のIDを与え、各社に「グループ管理者」と呼ばれる担当者を配置してメンテナンスを任せることで、入社、異動、退職の情報を速やかに反映できるようにした。
譲れなかったのは「顔写真つきアドレス帳」
製品選択において重視した点について、清友氏は「顔写真つきのアドレス帳が作れること」「多言語対応であること」「大規模導入の実績があること」そして「ライブラリが多次元で検索が可能であること」の4点を挙げた。ここでいう「ライブラリ」は、いわゆるドキュメントデータベース的な機能。その内容を、国別、文書種別等のさまざまなカテゴリでフィルタリングできるようなものを探していたという。
また、情報システム室のアシスタントマネージャーとして当プロジェクトの中心的役割を果たした高木美絵子氏は、インスイートを採用した理由として、「基本となるポータルの機能にセキュリティがしっかりと備わり、スケジューラーや施設予約、社員単位でのウェブページ作成機能など、個々の拡張機能が充実していた点を評価した」と話す。
「当初はポータルの構築が目的だったが、次第に機能に広がりがあるインスイートが楽しそうだね、という考えに変わってきた」（高木氏）
「MOL Group Information Portal」（MIP）のトップイメージ。全世界で約1万人規模のグループ社員をつなぐ情報共有の要となるべく構築が進められた。
