役割や場面に応じて使うツールや情報を切り替える
吉川氏の考えるコラボレーション基盤の理想型とは、ウェブベースのシステムを前提にしたデータ統合だという。ウェブポータル型のソリューションを活用し、ワークスタイルごとのワークプレイス（業務ページ）を構築することを勧める。
具体的には、各人が日常的に利用するメール、スケジュール、作業リスト、業務用アプリケーションへのリンクなどで構成される「個人ワークプレイス」、プロジェクトチームや各部門で利用する連絡事項やスケジュールを公開、共有するために複数用意される「チームワークプレイス」、そして全社共通の情報や各部門ポータルのコンテンツを構造的に整理して従業員に提供するための「全社トップページ」といった、3つ以上のワークプレイスを、タブ等で切り替えて表示できるようにするべきだという。社員はそれぞれの役割や場面で、これらのワークプレイスを使い分け、日々の業務を遂行していくわけだ。
実際の仕事の場面でも、自席や会議室、プロジェクトルームと、必要に応じて作業場所を変える。ウェブポータル上のワークプレイスも、必要に応じて複数の画面、ツールを使い分けるのがセオリーだと吉川氏は強調する。
日本のビジネス習慣や組織構造にマッチし、ユーザーインターフェースも使いやすい国産グループウェアのスケジューラはいくつもある。また、メールがはんらんしているなら、IM（インスタントメッセンジャー）やミニブログを使って、機能の一部を振り分けるといった方法もある。掲示板やフォーラムが閑古鳥ならばイントラブログや社内SNSを導入して参加を促し、文書共有やナレッジマネジメントにはWikiやKnow-Who、Q＆Aコミュニティを利用するといった具合だ。検索にはエンタープライズサーチを採用することで、イントラネット内に蓄積されたデータを自由に検索して活用できる。さらに、ソーシャルブックマークやアクセス数ランキングを「集合知」として検索システムと併用すれば、さらに効果的な社内情報管理ができる。
イントラネットやグループウェアに不可欠となったLDAPやOpenID、Active Directoryなどの認証システムとの連携や、複数のシステムの結合やデータ統合もウェブベースのシステムであれば、比較的容易に行える。
吉川氏は、これらの理由から、今後はウェブベースのシステム統合が中心となり、インターフェース部はEIP（企業情報ポータル）、データ連係部を必要に応じてEAI（エンタープライズアプリケーション統合）等で実現することが主流になると見ている。
深い組織構造、多様な業務遂行形態に合わせるためには、データ・情報・知識に応じた複数のワークプレイスを社員に提供すべき。（図版出典：みずほ情報総研）
