社内情報共有ツールの定番「グループウェア」の機能を考える

後藤康成 2010年03月23日 15時00分

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(編集部より:連載「ITコミュニケーションのお作法」では、主に新社会人に向け「仕事」としてメールやウェブサービスを使っていく際の心構え、ツールの紹介などを7回にわたって掲載する。筆者の後藤康成氏は、3月1日にスタートした「feedpath Rooms」などのウェブサービスを提供するフィードパスのCTOである。前回の記事はこちら

 かつて、多くの企業にあった「行き先表示のホワイトボード」の役割をITツールとして実装し、広く普及したのが「グループカレンダー」「グループウェア」と呼ばれるシステムである。現在、ほとんどの企業では、スタッフのスケジュール共有に共有カレンダーソフトウェアを利用していることだろう。

 共有カレンダーの他にも電子掲示板やワークフローといったスタッフが情報共有を行うシステムが運用されている。これらの機能群は総称して「グループウェア」と呼ばれている。グループウェアはスタッフ同士で情報の交換や共有ができるようになっており、日常的な業務の効率化を目指したものである。

 ほとんどのグループウェアは、シンプルで直感的なインターフェースで構成されているため、初めて利用する場合でもヘルプなどを参照する必要が無く、社内の運用ルールさえしっかり覚えておけば、問題なく使いこなせるだろう。

 グループウェアはインターネット普及前の社内LAN(クライアント/サーバ)の時代から企業内で運用されてきたが、インターネットの普及により、現在ではウェブブラウザベースで利用するシステムが主流となっている。グループウェアには以下のような多くの機能が含まれる。

共有カレンダー機能スケジュールの共有、会議室予約、備品貸し出し予約の共有ができる
電子メール機能電子メールの送受信、読み書きが行える
電話メモ機能担当者不在時の電話メモの作成、管理に使える
電子掲示板機能BBS(Bulletin Board System)を提供し、メッセージを交換できる
ファイル管理機能共有ファイルを管理するファイルサーバとして利用できる
ワークフローシステム機能承認システム、決裁システムなどの業務プロセスとして利用する
報告書機能フォーマット化された社内報告書の作成、管理ができる

 多くの場合、グループウェアは共有すべき重要な情報が集約された「社内ポータル」として機能しており、情報が常に更新されている。そのため、定期的に確認する必要がある。

 特に共有カレンダー機能はアポイントや来客、プロジェクトミーティングなどで更新頻度が高く、グループウェアの中でも最も利用されている機能のひとつである。またファイル管理機能は、仕様書、契約書、見積書などの社内ドキュメントなどを組織別、プロジェクト別に整理したフォルダに格納することで、常に最新のドキュメントを確認することができる。

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