企業が従業員にデジタルツールを選ばせる「シャドーIT」は、チャンスでもあり、脅威でもある。従業員が解決すべき問題を抱えていて、クレジットカード1枚、マウスクリック1つで、それを解決するさまざまなアプリやツールが簡単に利用できるとしたら、会社が従業員を止めるのは難しい。これには、企業で一般消費者向け製品の利用が進んでいるのと似た側面がある。
KeyedIn Solutionsの最高情報責任者（CIO）であるKaren Adame氏が言うように、シャドーITは従業員が仕事を片付けるのには役立つが、経営者はそれを漫然と受け入れるべきではなく、それを導き、調整すべきだ。ミシガン州ミネアポリスに本拠を置くKeyedIn Solutionsは、専門性の高い業界に、クラウドベースの統合ビジネスソフトウェアシステムと、ITコンサルティングを提供している。
同氏の意見では、シャドーITが引き起こす最悪の結果と資源の無駄は、従業員が勝手に物事を進め、ほかの従業員と協力しない時に起こる。Adame氏は、矛盾する2つのスプレッドシートの話をしつつ、「これは2つの真実を抱えるようなもので、企業にとって、2つの真実を抱えるほど悪いことはない」と言う。
2014年秋に行ったTechRepublicのインタビューの際に、Adame氏は、KeyedIn Solutionsの社員が策定した「シャドーITに関するCIOの5つの間違い」について話してくれた。その5つの間違いと、それについて議論した内容は以下の通りだ。
- シャドーITシステムにワークフローを乱される
- 情報保全とデータ損失防止のための正しいトレーニングを行っていない
- 効果的なデータ管理のための正しいツールを提供していない
- スプレッドシートのバージョン管理と、分析の一貫性の確保ができていない
- IT投資から十分な利益を得ていない
（注：論旨を明確にするためにインタビューの回答を一部修正した）
--シャドーITについて、あなたはこれを脅威だと思いますか、チャンスだと思いますか、それとも両方でしょうか。
実際には両方です。悪い形で進めれば脅威になり、潜在的に情報をオープンな状態にしてしまったり、検討不足のプロセスを作ってしまったり、よくない情報を作ったりしてしまう危険があります。しかしこれは、従業員が、あらゆる仕事を1人に任せてしまうことで多くの障害が起きるのを避けようとしていることの表れであり、チャンスでもあります。これは従業員がやるべき仕事をこなすための1つの手段なわけですから、どちらの側面もあります。正しく行う限りは、シャドーITはチャンスだと言えるでしょう。
--どのような経験から、この「シャドーITに関するCIOの5つの間違い」というリストを作ろうと考えたのですか。
これまでの経験からです。わたしは以前、非常に大きな企業で働いており、その頃はシャドーITのようなものを利用するチャンスはありませんでした。そのせいで、仕事が止まってしまうことが何度もありました。たとえば、社内にCRMシステムがあり、これにフィールドを追加したかったのですが、その手続きに6カ月もの時間がかかったことがあります。
