マイナンバー対応の最初の関門 収集業務
中小企業にとって、マイナンバーの取り扱いで最初に必要な作業が、従業員などからのマイナンバーの収集です。前回、従業員本人および扶養親族などからのマイナンバーの収集時期としては、実際にマイナンバーの通知カードが送付される10月中旬から11月下旬にかけての時期が最も収集しやすいのではないかということを書きました。
この期間にマイナンバーを収集するためには、それまでに必要なシステムを整え、安全管理措置なども講じておく必要があります。また、従業員の居住する市区町村により通知カードの送付時期がずれることも想定すると、届いた従業員から順次集めていくのか、全員に届いたことを確認して一斉に収集するのか、またどのようにして収集し誰がデータ入力するのかなど収集方法も検討する必要があります。
収集方法 何をベースに収集するのか
従業員などから今年中にマイナンバーを収集する場合、何を提供してもらうのか、マイナンバーをどのようなシステムで管理するのかにもよりますが、以下の方法が考えられます。
平成28年分（2016年）給与所得者の扶養控除等（異動）申告書で収集する方法
今年の年末調整時に従業員などが企業に提出する「平成28年分 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」の正式な書式が下図のとおり公表されています。この書式では従業員のほか扶養親族の欄にもマイナンバーの記入欄が設けられていますので、従業員が本人および扶養親族分のマイナンバーを記入して提出してもらえば、従業員から必要なマイナンバーを収集したことになります。
ただし、この2016年分の扶養控除等申告書を今年中に提出する場合は、マイナンバーの記入欄があるとはいえ、必ずしも記入する必要はありません。
国税庁の「国税分野におけるFAQ」のQ2-11では、「給与所得者が、平成28年分の扶養控除等申告書を平成27年中に源泉徴収義務者に提出する場合、その申告書に給与所得者本人等の個人番号を記載する必要はありません。」としています。一方、今年中にマイナンバーを収集するために、この2016年分の扶養控除等申告書を活用する場合は、記入しても良いともいっています。
1枚の書類で扶養親族の分までまとめて記入され収集できる点では効率的なのですが、この扶養控除等申告書は税務署に提出するわけではなく、企業に従業員から提出された時点で、税務署に提出したものとみなし、企業での保管が義務づけられた書類です。その書類にマイナンバーが記入されると、厳重管理が必要な保管義務が課せられた書類となってしまいます。なるべく、マイナンバーが記載され厳重管理しなければならない書類は増やさないという観点からは、別な収集方法を検討したいところです。
また、この方法は従業員からのマイナンバーの収集では有効でも、支払調書で支払先となる個人事業主からマイナンバーを収集する場合は、別な方法が必要になることも考えておく必要があります。
